AI-transparantie

Document-extractie (facturen, offertes, pakbonnen)

Leest een geüpload document en zet het om in gestructureerde velden (leverancier, bedragen, regels).

Menselijke controle: een medewerker controleert en bevestigt de gegevens vóór verwerking of boeking.

Leveranciersdocumenten uitlezen (certificaten, verklaringen, polissen)

Leest een document uit de documentenkluis van een leverancier en stelt soort, uitgever en geldigheidsdatum voor. Het document wordt hiervoor integraal naar de AI-dienst gestuurd; dit gebeurt alleen wanneer een beheerder er per document expliciet om vraagt, en de knop vermeldt dat het document het platform verlaat. Bevat een document persoonsgegevens (bijvoorbeeld een VOG, die op naam van een medewerker staat), dan kan de beheerder de velden zelf invullen zonder AI.

Menselijke controle: de beheerder controleert en bevestigt elk veld; er wordt niets opgeslagen wat hij niet heeft gezien, en het voorstel op zichzelf verandert niets.

Contractreview en impactbeoordeling

Vat clausules samen en schat de impact in (juridisch, operationeel, cashflow, IFRS 16).

Menselijke controle: adviserend; de beoordelaar leest het contract en neemt het besluit.

Voorcontrole schadeclaims

Signaleert ontbrekende of tegenstrijdige informatie in een schademelding.

Menselijke controle: finance keurt elke claim zelf goed of af; de AI geeft alleen waarschuwingen.

Dubbele-claim- en anomaliecheck bij schade

Beoordeelt of een schademelding mogelijk een dubbele melding is en of er anomalie-signalen zijn. Een vaste voorfilter zoekt eerst zonder AI andere claims op hetzelfde voertuig rond dezelfde datum (afgewezen en gesloten claims tellen niet mee) en houdt daarvan de vijf meest verdachte over; alleen díé gaan met de melding naar de AI-dienst. Gebeurt alleen wanneer iemand met finance-rechten er per dossier expliciet om vraagt. Meegestuurd worden: datum, schadesoort, plaats, het bedrag en de vrije tekst (toedracht en schadebeschrijving) van deze melding, en van de gevonden claims het kenmerk, de datum, de schadesoort, de plaats, het bedrag en de reden waarom de voorfilter ze aanwees. Bewust níét meegestuurd: letsel- en gezondheidsgegevens, namen, en het kenteken van de tegenpartij als waarde — een kentekenmatch komt alleen als reden mee (“zelfde tegenpartij-kenteken”). De vrije tekst wordt door de melder zelf geschreven en kan persoonsgegevens bevatten.

Menselijke controle: de uitkomst is een intern aandachtspunt en geen beschuldiging. Hij wordt vastgelegd en gelogd, maar verandert nooit de status, de prioriteit of de afhandeling van een claim; finance beoordeelt elke melding zelf. Er vindt dus geen geautomatiseerde besluitvorming plaats in de zin van artikel 22 AVG.

Kentekenscan en papieren schadeformulier

Leest een kenteken of een ingevuld Europees schadeformulier van een foto en vult velden voor in.

Menselijke controle: de melder of behandelaar bevestigt de overgenomen velden.

Spraak-toedracht

Zet een ingesproken toelichting bij een schademelding om in tekst.

Menselijke controle: de melder leest de tekst na en kan deze aanpassen.

Semantisch zoeken

Vindt documenten en aanvragen op betekenis in plaats van exacte trefwoorden.

Menselijke controle: alleen zoekhulp; resultaten worden door de gebruiker beoordeeld. Staat standaard uit.

Leveranciers- en tenderscores

Stelt scores voor op basis van beschikbare gegevens.

Menselijke controle: de gebruiker kan elke score overschrijven; de herkomst (mens of AI) wordt vastgelegd.

Duiding bij de loonruncontrole

Legt uit waar de afwijkingen in een loonrun vandaan komen (vergeleken met de vorige periode) en geeft een oordeel over de run als geheel. Gebeurt alleen wanneer iemand met rechten op de loonadministratie er expliciet om vraagt, en alleen als de vaste controle vóóraf iets heeft gevonden. Namen worden vóór verzending vervangen door aliassen — medewerkers heten “Medewerker A”, “Medewerker B” — en de echte namen worden pas ná het antwoord teruggezet, op onze eigen server; er gaat dus geen naam naar de AI-dienst. Salarisgegevens gaan wél mee, en alleen voor de gevlagde medewerkers: brutobedragen, uren, eenmalige looncomponenten (zoals een bonus) en het begin of einde van het dienstverband binnen de vergelijkingsperiode. Staat AI voor de organisatie uit, of is het maandbudget op, dan wordt er niets verstuurd.

Menselijke controle: de duiding wordt niet opgeslagen en raakt de loonrun niet aan; de loonadministratie beoordeelt en accordeert de run zelf. Kon een deel van de controle niet worden uitgevoerd, dan wordt het oordeel altijd op “eerst controleren” gezet — een onvolledige controle kan nooit geruststellend lijken.

Matchoordeel bij detachering (kandidaat op aanvraag)

Geeft een score van 0 tot 100 met een korte motivatie voor hoe goed een kandidaat past op een aanvraagprofiel. Gebeurt alleen wanneer een recruiter er per kandidaat expliciet om vraagt. Naar de AI-dienst gaan: het aanvraagprofiel (rol, knock-outs, wensen, tariefband, uren, werkvorm, locatie, startdatum) en de profielinhoud van de kandidaat (intern of extern, functieomschrijving, tariefindicatie, beschikbaarheid, notitie van de recruiter) — plus, als het cv een leesbare tekstlaag heeft, die cv-tekst. De contactvelden uit het kandidaatdossier (naam, e-mail, telefoon, LinkedIn) worden niet meegestuurd, maar een cv-tekst begint vaak wél met naam en contactgegevens; de knop vermeldt dat. Wie dat niet wil, laat het cv weg of vraagt geen score aan.

Menselijke controle: de score verandert niets aan de status van de kandidaat — die staat los en wordt alleen door de recruiter gezet. Afwijzen kan uitsluitend mét reden. De AI kan niemand voordragen of afwijzen.

Help-assistent

Beantwoordt vragen over het gebruik van Fiatto, geeft uitleg over de pagina, zoekt op verzoek gegevens van het eigen bedrijf op (zoals de status van een aanvraag), en kan een concept voorbereiden (inkoopaanvraag, verkooporder of leverancier).

Menselijke controle: de assistent maakt niets aan en neemt geen besluiten; een concept wordt pas een echte aanvraag, order of leverancier als de gebruiker het zelf controleert en in het formulier bevestigt.