Eén project, één marge, terwijl het nog loopt.
Fiatto hangt inkoop, uren en facturatie aan hetzelfde project. Je ziet de marge terwijl het werk loopt, factureert termijnen, meerwerk en uren uit één lijst, en het portfoliobord laat zien welk project bijsturing nodig heeft.
Inbegrepen vanaf CompleetHet probleem
De marge van een project is vaak pas bekend als het klaar is.
Een nacalculatie achteraf
Inkoop staat in de boekhouding, uren in een urenregistratie en de begroting in een spreadsheet. Pas na oplevering legt iemand ze naast elkaar.
Werk dat niet gefactureerd wordt
Uren en doorbelaste kosten blijven liggen omdat niemand ziet wat er klaar staat om te factureren.
Meerwerk zonder akkoord
Een wijziging wordt mondeling afgesproken en blijkt bij de eindafrekening een discussie.
Drie stappen van begroting tot oplevering
Rekenen, factureren en bijsturen op hetzelfde project.
Voorbeeld · fictieve gegevens
1 · Rekenen
Een werkelijke marge, geen tweede administratie
De projectkosten komen uit de inkoop: wat besteld is, wat ontvangen is en wat gefactureerd is, plus goedgekeurde uren tegen kostprijs. De omzet komt uit termijnen, meerwerk en gefactureerde uren. Is een bedrag niet te waarderen, bijvoorbeeld vreemde valuta zonder koers, dan staat de marge op onbekend en niet op nul.
2 · Factureren
Onderhanden werk in één lijst
Goedgekeurde uren tegen factuurtarief en doorbelaste kosten, met een opslag als je die instelt, staan klaar in het onderhanden werk. Termijnen ondersteunen voorschot en inhouding. Meerwerk accordeert de klant via een deellink, zonder dat hij je kostprijs ziet.
3 · Bijsturen
Een stoplicht over het hele portfolio
Het portfoliobord kleurt een project rood bij een negatieve marge of een kosten- of planningsindex onder 0,9, en oranje bij een hoog risico of bestellingen boven de begroting. Een asset-bouwproject activeer je bij oplevering naar de vaste activa, en een project gaat pas dicht als er geen open termijnen, inhoudingen of ongefactureerde uren meer zijn.
Plannen en sturen
Weten waar het project uitkomt, niet alleen waar het staat.
Voorbeeld · fictieve gegevens
4 · Plannen
Een kritiek pad en een bevroren baseline
Taken met afhankelijkheden geven een Gantt-planning met het kritieke pad en de speling per taak. Een baseline bevries je; opnieuw plannen maakt een nieuwe versie, zodat je de afwijking tegen het oorspronkelijke plan blijft zien.
5 · Voorspellen
Earned value, risicosimulatie en een AI-prognose naast elkaar
Earned value geeft de kosten- en planningsindex (CPI en SPI) en een prognose bij oplevering. Een Monte-Carlo-simulatie op kosten en planning toont P50, P80 en P90. Een AI-prognose geeft daarnaast een verwachte einddatum en eindkosten met onderbouwing. Die blijft advies en boekt niets.
6 · Kiezen
Capaciteit en portfolio in één beeld
De capaciteit per persoon per week combineert geplande uren, voorlopige reserveringen, afwezigheid en geschreven uren. Op het portfolio reken je scenario's door: een project stoppen, verschuiven of een nieuw project starten, met het effect op marge, bezetting en kasstroom. Samenhangende projecten bundel je in een programma met eigen baten, risico's en statusrapport.
Inrichten
Begin met één lopend project.
Leg het project en de begroting vast
Zet de begroting, de termijnen en eventueel een voorschot of inhouding op het project.
Stel de tarieven in
Leg per rol of medewerker de kostprijs en het factuurtarief vast, zodat uren aan beide kanten goed meetellen.
Boek inkoop en uren op het project
Kies het project op een inkoopaanvraag en bij het schrijven van uren. De marge en het onderhanden werk vullen zich vanzelf.
Vragen over projecten
Ziet de klant onze marge bij meerwerk?
Nee. Via de deellink ziet de klant de omschrijving en het bedrag excl. btw dat hij accordeert. De kostprijs en de marge die daaruit volgt gaan niet mee.
Hoe werkt een inhouding op een termijn?
De termijnfactuur blijft volledig, met btw over het hele bedrag. De klant houdt een percentage in, tot 20 procent van het bedrag incl. btw, en dat deel wordt een aparte vordering die bij oplevering opeisbaar is.
Kunnen we een project afsluiten met open posten?
Nee. De afsluiting weigert zolang er open termijnen, inhoudingen of ongefactureerde uren zijn, of een openstaande activering of opbrengstverantwoording naar rato. De melding noemt wat er nog openstaat.
Beslist de AI-prognose mee?
Nee. De AI-prognose staat naast de berekening uit earned value en de P80 uit de Monte-Carlo-simulatie, met de redenering erbij. Hij schrijft niets in de projectcijfers of het grootboek.
Hebben we het eigen grootboek van Fiatto nodig?
Niet voor projecten zelf: marge, onderhanden werk, facturatie en planning werken naast je eigen boekhoudpakket. Alleen de IFRS 15-omzetverantwoording naar rato en het activeren van een eigen bouwproject naar de vaste activa boeken in het eigen grootboek.
Zien hoe dit op jullie projecten werkt?
30 minuten, op een van jullie lopende projecten.
Verder: verkoop & debiteuren, waar de factuur heen gaat →Alle modulesFiatto · Oranjelaan 3H2, 3311 DH Dordrecht · KvK 56715013 · btw NL001382539B91