Begrippen
Inkoop en finance, in gewone taal.
Wie met inkoop, facturen of de jaarrekening werkt, krijgt veel vakjargon over zich heen. Hier staan de belangrijkste begrippen uitgelegd: wat ze betekenen, waarom ze ertoe doen en hoe Fiatto ermee werkt.
Driewegmatch (three-way match)
Een controle waarbij de factuur wordt vergeleken met de bestelling en met wat er echt is ontvangen.
Bij een driewegmatch leg je drie documenten naast elkaar: de bestelling, de ontvangstregistratie en de factuur. Kloppen aantal en prijs op alle drie, dan mag de factuur door. Zo betaal je niet voor iets dat niet is besteld of nooit is geleverd, en hoeft finance alleen de afwijkingen te beoordelen.
Zo werkt het in Fiatto
Fiatto matcht elke factuur op bestelling én ontvangst; klopt hij, dan gaat hij door, en wijkt hij af, dan ziet finance alleen die uitzondering, met de reden erbij. Meer hierover →
Verplichting (commitment)
Geld dat je al hebt toegezegd, ook al is de factuur er nog niet.
Zodra een bestelling is goedgekeurd, ligt het geld eigenlijk al vast: de leverancier gaat leveren en straks factureren. Die toezegging heet een verplichting. Wie alleen naar geboekte facturen kijkt, ziet budget en cash pas raken als het te laat is om nog bij te sturen.
Zo werkt het in Fiatto
Zodra er akkoord is op een aanvraag, legt Fiatto de verplichting vast, nog vóór de factuur er is. Meer hierover →
Budgetcontrole vóór het akkoord
Een aanvraag wordt getoetst aan het resterende budget voordat iemand hem goedkeurt.
Bij budgetcontrole achteraf zie je pas bij de factuur dat een budget op is. Toets je vóór het akkoord, dan ziet de goedkeurder op het moment van beslissen hoeveel er nog over is. Een overschrijding wordt dan een bewuste keuze in plaats van een verrassing aan het einde van de maand.
Zo werkt het in Fiatto
In Fiatto gaat een aanvraag naar wie mag beslissen, met het resterende budget ernaast, en wordt het budget getoetst vóór het akkoord. Meer hierover →
Dubbele factuur
Dezelfde factuur die twee keer binnenkomt en zonder controle twee keer wordt betaald.
Een leverancier stuurt een herinnering, een factuur komt zowel per mail als per post binnen, of iemand voert hem twee keer in. Zonder controle betaal je dan twee keer, en dat valt vaak pas op bij de controle achteraf, als het geld al weg is. Terughalen kost daarna tijd en een vervelend gesprek.
Zo werkt het in Fiatto
Komt dezelfde factuur nog eens binnen, via mail, Peppol of upload, dan houdt Fiatto hem tegen voordat hij in de betaalrun komt. Meer hierover →
Peppol
Een internationaal netwerk waarover bedrijven e-facturen in een vaste, machineleesbare vorm naar elkaar sturen.
Een e-factuur via Peppol is geen pdf maar gestructureerde data, die een boekhoudsysteem zonder overtypen kan inlezen. Afzender en ontvanger zijn elk via een aangesloten aanbieder bereikbaar, op basis van bijvoorbeeld hun KvK- of ondernemingsnummer. In België is e-factureren tussen bedrijven sinds 2026 verplicht, en Peppol is daar het standaardkanaal.
Zo werkt het in Fiatto
Facturen via Peppol komen in Fiatto binnen naast facturen per mail of upload en lopen door dezelfde controle op dubbele facturen; voor Belgische bedrijven routeert Fiatto Peppol op het ondernemingsnummer. Meer hierover →
Vierogenprincipe
Een belangrijke handeling gaat pas door als twee verschillende mensen ernaar hebben gekeken.
Het vierogenprincipe voorkomt dat één persoon in zijn eentje een grote uitgave of een gevoelige wijziging kan doorvoeren. Een tweede persoon controleert en keurt goed. Dat vangt vergissingen op en maakt fraude een stuk lastiger, omdat er altijd iemand meekijkt.
Zo werkt het in Fiatto
Boven de drempel die jij instelt tekenen twee mensen, en met vier ogen op bankgegevens gaat een nieuw rekeningnummer van een leverancier pas in na akkoord van een tweede beheerder. Meer hierover →
Functiescheiding
Taken die samen een risico vormen, liggen bij verschillende mensen.
Functiescheiding (in het Engels segregation of duties, SoD) betekent dat niemand een heel proces alleen in handen heeft. Wie leveranciers aanmaakt, hoort niet ook betalingen klaar te zetten. Liggen zulke rechten bij één persoon, dan kan een fout of fraude ongemerkt blijven, omdat niemand anders het ziet.
Zo werkt het in Fiatto
Fiatto laat zien welke combinaties van rechten in de inkoopketen riskant zijn en bij wie ze samenvallen; elk conflict komt als kaart in het actiecentrum, zodat je het oplost of bewust accepteert. Meer hierover →
Tekenbevoegdheid (delegation of authority)
Vastgelegde afspraken over wie tot welk bedrag namens het bedrijf mag beslissen.
Een bevoegdhedenmatrix, in het Engels delegation of authority (DoA), legt per rol en bedrag vast wie mag goedkeuren. Een budgethouder tekent bijvoorbeeld tot een bepaald bedrag, daarboven is de controller of de directie nodig. Staat dat alleen in hoofden en mailtjes, dan tekent bij vakantie of verloop ineens iemand anders.
Zo werkt het in Fiatto
In de goedkeuringsmatrix leg je per rol en bedrag vast wie mag goedkeuren; is iemand afwezig, dan keurt een aangewezen vervanger tijdelijk goed, en ook dat staat in de audittrail. Meer hierover →
Audittrail
Een spoor dat vastlegt wie wat wanneer heeft gedaan, zodat je het later kunt terugvinden en aantonen.
Een audittrail laat zien hoe een besluit tot stand kwam: wie iets aanvroeg, wie goedkeurde, wat er is gewijzigd en op welk moment. Voor je accountant is dat het bewijs dat de afspraken ook echt werden gevolgd. Losse mails, chats en spreadsheets vormen samen geen betrouwbaar spoor, omdat ze te wijzigen en lastig terug te vinden zijn.
Zo werkt het in Fiatto
In Fiatto staat elke goedkeuring, wijziging en beoordeling in een onveranderlijke audittrail, met besluit, verantwoordelijke en documenten vanaf de aanvraag. Meer hierover →
IFRS 16 (leaseboekhouding)
De internationale verslaggevingsstandaard voor leases, waardoor de meeste leases als bezit en schuld op de balans komen.
Onder IFRS 16 zet een huurder voor vrijwel elke lease een gebruiksrecht als actief en een leaseverplichting als schuld op de balans. Alleen korte leases en leases van een kleine waarde kunnen erbuiten blijven. Daarna worden de verplichting en het gebruiksrecht elke periode bijgewerkt met rente en afschrijving, wat voor een groot leaseportfolio veel rekenwerk is.
Zo werkt het in Fiatto
Fiatto voert de IFRS 16-leaseadministratie voor huurder én verhuurder, met register, verloopschema en grootboek tot op de cent gelijk uit één rekenmotor en een PDF-auditdossier per lease. Meer hierover →
Zien hoe dit in jullie eigen proces werkt?
Fiatto · Oranjelaan 3H2, 3311 DH Dordrecht · KvK 56715013 · btw NL001382539B91