Samenhangende projecten, gestuurd als één programma.
Fiatto telt de cijfers van de gekoppelde projecten op tot één programma. Je zet er een eigen begroting tegenover, ziet hoe uitloop doorwerkt in de keten en legt statusrapporten en besluiten vast voor de stuurgroep.
Inbegrepen vanaf CompleetHet probleem
Wie meerdere projecten samen stuurt, legt de cijfers vaak met de hand naast elkaar.
Een programma in een spreadsheet
Elk project heeft zijn eigen begroting en stand. Het totaal staat in een los bestand dat voor elke stuurgroep opnieuw wordt bijgewerkt.
Uitloop die je te laat ziet
Loopt het ene project uit, dan schuift het volgende mee. Dat blijkt pas als de planning van dat volgende project al niet meer klopt.
Besluiten die nergens vastliggen
Wat de stuurgroep over budget of scope besloot, staat in notulen of een mail en niet bij het programma zelf.
Drie stappen boven de projecten
Bundelen, begroten en doorrekenen in één programma.
Voorbeeld · fictieve gegevens
1 · Bundelen
De projecten opgeteld, uit dezelfde bronnen
Een programma heeft een doel, een eigenaar, een sponsor en een looptijd. De cijfers van de gekoppelde projecten, zoals marge, budget en risico, komen uit dezelfde bronnen als het projectscherm en worden alleen opgeteld. Een tijdsoordeel laat zien of het programma op schema ligt, risico loopt of te laat is.
2 · Begroten
Eén begroting tegenover de projectbudgetten
Zet een begroting op het programma voor de hele looptijd. Fiatto toont wat daarvan aan projecten is toegewezen, wat gefactureerd is en wat nog onverdeeld is. Zodra het programma start, ligt de oorspronkelijke begroting vast als baseline. Budget verschuif je in één handeling van het ene naar het andere project, en die verschuiving komt als besluit in het besluitenlog.
3 · Doorrekenen
Een roadmap die uitloop doorrekent
Leg afhankelijkheden vast tussen projecten of fasen: de opvolger begint pas als de voorganger klaar is, eventueel met een wachttijd. Uitloop schuift door de hele keten. Met de wat-als-schuif zie je meteen welke projecten later klaar zijn als één project een aantal dagen uitloopt, en of het programma over zijn einddatum gaat.
Sturen als programma
Zien wat pas boven de projecten zichtbaar wordt.
Voorbeeld · fictieve gegevens
4 · Signaleren
Botsingen en gezamenlijke inkoop
Fiatto signaleert wanneer dezelfde persoon in één week op meerdere projecten van het programma staat en meer harde inzet heeft dan capaciteit. Een onderaannemer die op meerdere projecten werkt, staat erbij als afhankelijkheid. Leveranciers en artikelen die de projecten los van elkaar inkopen worden zichtbaar, met het totale volume en de spreiding in stuksprijs, en zonder lopend contract zijn ze een kandidaat voor een raamcontract.
5 · Verwachten
Een eindprognose en de risico's van het geheel
De eindprognoses (EAC) uit earned value van de projecten komen samen tegenover de programmabegroting. Een project zonder prognose krijgt er geen verzonnen bij; dan geldt het totaal als ondergrens. De lopende risico's van alle projecten staan in één matrix van kans en impact, met een top op blootstelling, en een projectrisico kun je naar het programma escaleren.
6 · Verantwoorden
Statusrapport, besluitenlog en baten
Elke maand stelt de eigenaar een statusrapport vast met een oordeel over planning, kosten, risico's en baten. Fiatto doet een voorstel op basis van de cijfers. Een vastgesteld rapport is niet meer te wijzigen, is als PDF te downloaden en gaat per mail naar de sponsor. Besluiten van de stuurgroep komen in een log dat niet te wijzigen is. Baten die pas uit de combinatie van projecten ontstaan, volg je op het programma zelf.
Inrichten
Begin met projecten die je al hebt.
Maak het programma aan
Leg het doel, de eigenaar, de sponsor, de looptijd en eventueel een begroting vast.
Koppel de projecten
Kies het programma op elk project, of koppel ze in één keer vanuit een spreadsheet, met een proefrun vooraf.
Leg de afhankelijkheden vast
Geef aan welk project of welke fase op welke wacht. Daarna rekent de roadmap uitloop door en kun je het eerste statusrapport opstellen.
Vragen over programma's
Is een programma een tweede administratie?
Nee. De cijfers blijven op de projecten staan en komen uit dezelfde bronnen als het projectscherm. Het programma telt ze op en zet er een eigen begroting, roadmap en verantwoording naast.
Wie ziet de bedragen van een programma?
Wie de projectcijfers mag zien. Zonder dat recht zie je wel welke projecten bij een programma horen, maar niet de begroting en de marges.
Kan een statusrapport of besluit achteraf worden aangepast?
Een concept wel, een vastgesteld statusrapport en een vastgelegd besluit niet. Klopt een besluit niet meer, dan leg je een nieuw besluit vast dat het herroept. Het oude blijft staan zoals de stuurgroep het nam.
Wanneer kan een programma dicht?
Als er geen lopende projecten meer aan hangen en de afsluitchecklist compleet is: de baten zijn overgedragen aan iemand in de lijnorganisatie en de lessons learned zijn vastgelegd, op het programma of op een van de projecten. Een geannuleerd programma vraagt die checklist niet.
Hoe koppelen we bestaande projecten in één keer?
Met een spreadsheet: één regel per project, met het programma en het projectnummer. Een programma dat nog niet bestaat, wordt aangemaakt. De proefrun laat vooraf zien wat er verandert, en bij één fout wordt niets gewijzigd.
Zien hoe dit op jullie programma werkt?
30 minuten, op projecten die bij elkaar horen.
Terug naar projecten, waar de cijfers vandaan komen →Alle modules