Overstappen
Van mail en Excel naar Fiatto, stap voor stap.
Je hoeft niet alles in één keer om te zetten. Je begint bij inkoop, loopt één keer de hele keten door en breidt pas daarna uit. Je boekhoudpakket en je bank blijven gewoon wat ze zijn.
Zo verloopt de overstap
Stap 1
Haal je leveranciers binnen
Je leverancierslijst staat nu waarschijnlijk in een spreadsheet of in je boekhoudpakket. Die lees je in één keer in, zodat aanvragen meteen naar een bekende leverancier gaan.
- Exporteer je leverancierslijst als CSV- of Excel-bestand.
- Lees het bestand in bij Leveranciers en controleer de voorbeeldweergave.
- Vul ontbrekende gegevens aan bij de leveranciers waar je het vaakst bestelt.
Stap 2
Zet budgetten en fiatteerregels
Wie mag wat goedkeuren, en tot welk bedrag? Wat nu in hoofden en mailtjes staat, leg je één keer vast. Daarna toetst Fiatto elke aanvraag aan het budget vóór het akkoord.
- Maak je kostenplaatsen aan en geef ze een budget.
- Leg goedkeurdrempels vast: wie keurt goed tot welk bedrag.
- Nodig je collega's uit als aanvrager, goedkeurder of finance.
Stap 3
Dien de eerste echte aanvraag in
Kies iets wat je toch al ging bestellen en laat het door Fiatto lopen. Zo ziet iedereen één keer hoe het spoor loopt, met echte bedragen en echte goedkeurders.
- Dien de aanvraag in met leverancier, bedrag en kostenplaats.
- Laat de goedkeurder beslissen, met het budget in beeld.
- Zet de goedgekeurde aanvraag om in een bestelling bij de leverancier.
Stap 4
Leg de ontvangst vast en verwerk de factuur
Als de levering binnen is, leg je de ontvangst vast. De factuur wordt daarna gematcht op bestelling en ontvangst. Klopt alles, dan gaat hij door; wijkt hij af, dan zie je alleen die afwijking, met de reden erbij.
- Leg vast wat er is ontvangen.
- Voeg de factuur van de leverancier toe.
- Beoordeel alleen de afwijkingen die Fiatto laat zien.
Stap 5
Koppel je boekhoudpakket
Vanaf het Pro-pakket koppel je je boekhoudpakket. Exact, Twinfield en Moneybird koppel je met één login, AFAS met een App Connector-token. Fiatto haalt je rekeningschema en btw-codes daaruit op en stuurt goedgekeurde facturen met een voorbeeldboeking naar je pakket.
- Koppel je pakket vanuit de instellingen.
- Controleer de grootboekrekeningen en btw-codes die Fiatto ophaalt.
- Boek je eerste factuur door en zoek hem op in je pakket.
Stap 6
Breid uit als inkoop loopt
Pas als de inkoopketen werkt, voeg je andere processen toe. Je kiest zelf wat en wanneer; wat je nog niet gebruikt, staat niet in de weg.
- Laat het hele team zijn aankopen via Fiatto aanvragen.
- Kijk welke processen je erbij wilt, zoals verkoop of bank en betalen.
- Zet ze aan wanneer het jullie uitkomt.
Wat hetzelfde blijft
Je boekhoudpakket blijft de plek waar je boekhouding staat: Fiatto werkt erbovenop en stuurt de boekingen ernaartoe. Ook je bank blijft. Voeg je later bank en betalen toe, dan leest Fiatto de afschriften van je huidige bank en maakt het een betaalbestand dat je in je eigen bankomgeving uitvoert.
Wat je kunt meenemen
Je leverancierslijst lees je in als CSV- of Excel-bestand en een artikelcatalogus als CSV. Na de koppeling met je pakket komen je rekeningschema en btw-codes vanzelf mee. Gebruik je later bank en betalen, dan lees je afschriften in als CAMT.053-, MT940- of CSV-bestand, of koppel je je bank rechtstreeks.
Hulp onderweg
In Fiatto loopt de setup-gids de stappen met je af en vinkt hij af wat klaar is. Wil je liever persoonlijke hulp? In het pilotprogramma richten we samen je leveranciers, budgetten en fiatteerregels in en kijken we mee bij je eerste bestellingen en facturen.
Veelgestelde vragen
Moeten we van boekhoudpakket of bank wisselen?
Nee. Fiatto werkt boven op je bestaande pakket, zoals Exact, AFAS, Twinfield, Moneybird of SAP, en je blijft bij je eigen bank.
Wat kost de inrichting?
Kern, Pro en Compleet richt je zelf in met de setup-gids, zonder implementatiekosten. Je begint met 14 dagen gratis proberen, zonder creditcard. Enterprise krijgt een begeleide implementatie, apart geoffreerd.
Moet alles in één keer over?
Nee. Je begint met inkoop en voegt later andere processen toe. Bij maandbetaling zeg je maandelijks op, en je data blijft altijd exporteerbaar.
Zullen we je eerste stap samen zetten?
Begin bij inkoop. De rest komt als je eraan toe bent.
Fiatto · Oranjelaan 3H2, 3311 DH Dordrecht · KvK 56715013 · btw NL001382539B91