Eerlijk vergeleken
Excel en mail werken. Tot iemand vraagt wie dit heeft goedgekeurd.
De meeste organisaties kopen niet in met een ander pakket, maar met een spreadsheet, een mailbox en een boekhouder die facturen overtikt. Dat is de echte vergelijking, dus die maken we hier.
Per onderwerp
| Onderwerp | Met Excel en mail | Met Fiatto |
|---|---|---|
| Goedkeuring | Een mail met "akkoord", ergens in iemands inbox. | Elke goedkeuring met naam, tijdstip en bedrag vastgelegd, volgens je eigen bevoegdhedenmatrix. |
| Budget | Pas bij de maandafsluiting zie je dat een budget op is. | Het budget wordt getoetst vóór het akkoord, niet achteraf. |
| Wat er besteld is | Staat pas in de boeken als de factuur binnenkomt. | Een verplichting staat vast zodra er akkoord is, dus je ziet wat er nog aan komt. |
| Factuurcontrole | Factuur, bestelling en pakbon met de hand naast elkaar leggen. | De factuur wordt gematcht op bestelling en ontvangst. Een afwijking boven de tolerantie wordt vastgehouden. |
| Dubbele facturen | Hangt af van wie het opmerkt, en wanneer. | Fiatto controleert op dubbele facturen voordat er betaald wordt. |
| Boeken | Goedgekeurde facturen overtikken in het boekhoudpakket. | Goedgekeurde facturen gaan als boeking naar je eigen pakket, met een voorbeeldboeking vooraf. |
| De accountant | Bij de controle mails en mappen bij elkaar zoeken. | De audittrail per aankoop staat klaar, en de accountant kan meekijken in een eigen portaal. |
| Kosten | Excel en mail heb je al. | Een abonnement per maand. De prijzen staan openbaar op de site. |
| Leren | Iedereen kent het al. | Iets nieuws. Een aanvrager vult een formulier in, een budgethouder keurt goed met één knop. |
Wanneer Excel prima volstaat
- Je doet een handvol aankopen per maand en één persoon keurt alles goed.
- Er is geen budget of accountantscontrole waarover je verantwoording aflegt.
- Je boekhouder tikt de facturen in en dat gaat goed.
Wanneer het tijd wordt om over te stappen
- Meer dan één persoon mag bestellen of goedkeuren.
- Je wilt een budget bewaken vóór de uitgave, niet erna.
- Je accountant vraagt om aantoonbare functiescheiding.
Zie het verschil in je eigen cijfers
Fiatto · Oranjelaan 3H2, 3311 DH Dordrecht · KvK 56715013 · btw NL001382539B91