Elektronisch ondertekenen
Bijgewerkt:
Laat contractdocumenten digitaal tekenen via persoonlijke tekenlinks.
In dit artikel
Onder Inkoop → Contracten (/dashboard/contracten) start je het ondertekenen vanuit het contractdossier: de sectie Ondertekening laat het actuele document elektronisch tekenen via persoonlijke tekenlinks.
Stappen
- Open het contractdossier en klik Laat ondertekenen (er moet een contractdocument geüpload zijn).
- Nodig elke ondertekenaar afzonderlijk uit: Naam ondertekenaar, E-mailadres en Tekent namens (de wederpartij of ons), en klik Uitnodiging sturen.
- De ondertekenaar tekent via een persoonlijke link (
/ondertekenen/…) zonder account; de link is 21 dagen geldig. - Volg de status in het dossier; na afronding worden het getekende exemplaar en het ondertekeningsbewijs (certificaat) automatisch vastgelegd.
Tips
- Met Volgorde bepaal je de tekenstraat: ondertekenaars in ronde 2 krijgen hun uitnodiging pas als iedereen in ronde 1 heeft getekend — bijvoorbeeld eerst de wederpartij, dan je eigen tekenbevoegde. Dezelfde ronde tekent tegelijk; een wachtend verzoek staat als in de wachtrij in het dossier. Een latere ronde kan alleen via het Fiatto-tekenportaal. Trek je iedereen in een ronde in (of leg je het enige verzoek, een weigering, terzijde), dan gaat de straat niet vanzelf verder: zet eerst een nieuwe ondertekenaar in die ronde, of kies bij de volgende ondertekenaar nu uitnodigen. De rondes daarna gaan dan weer vanzelf. Corrigeer je in een ronde waarin al iemand heeft getekend het adres van een ander, zet dan eerst de nieuwe ondertekenaar erbij en trek daarna de oude in — anders gaat de volgende ronde al uit. Alleen de naam verbeteren bij hetzelfde adres kan pas na het intrekken (één open verzoek per adres); doe dat dus vóór iemand in die ronde tekent. Als bewijs worden naam, tijdstip, IP-adres en de vingerafdruk van het document vastgelegd.
- Alleen een AI-concept moet je eerst vrijgeven vóór je het laat tekenen; een geüpload document kan direct. Standaard tekent men via het Fiatto-tekenportaal (eIDAS SES); met Signhost (Instellingen → E-handtekening) via AES of QES — voor notariële akten is SES/AES niet genoeg.
- De uitnodiging gaat over de actuele documentversie: upload je daarna een nieuwe versie, trek het verzoek dan in en nodig opnieuw uit.