Overstappen naar Fiatto’s eigen grootboek

Deze gids helpt een beheerder samen met de accountant overstappen naar Fiatto’s eigen grootboek. De grootboekmodule moet beschikbaar en ingeschakeld zijn. Gebruik hiervoor Overstappen; algemene bedrijfsinrichting en blijven boeken via een externe koppeling zijn afzonderlijke trajecten.

Stappen

1. Leg datum en bron vast

Spreek een overstapdatum af. Tot de gecontroleerde bronwissel blijft het oude pakket leidend. Plan een boekingspauze voor de definitieve export en import. Bewaar de saldibalans, open debiteuren/crediteuren, relaties en controletotalen op dezelfde peildatum, inclusief bedrijf, periode en valuta.

Kies in de overstaphub bij 1. Waar kom je vandaan? het bronpakket. Volg de volgorde: relaties → rekeningschema → controlerekeningen → beginbalans → open posten → aansluiting → team. Richt in Grootboek actieve, boekbare rekeningen en de debiteuren-/crediteurencontrolerekening in. Controleer alle benodigde relaties; een groene relatiestap bewijst niet dat de lijst compleet is.

2. Bereid de import voor

Open de beginbalans-wizard. Gebruik een XAF-auditfile of per stap CSV/Excel via Sjabloon. XAF berekent beginbalans plus alle mutaties in het bestand tot eindsaldi; het veld Overstapdatum (cutover): filtert die mutaties niet. Controleer daarom eerst exportperiode en basisvaluta.

XAF vult voorstellen; het boeken gebeurt later. Controleer relaties en maak ontbrekende expliciet aan met Maak {n} relatie(s) aan. Voor open posten kun je de bronrekeningcodes aanpassen en Open posten opnieuw afleiden kiezen. Sluiten de voorstellen niet aan, gebruik dan een gecontroleerde openpostenlijst uit het bronpakket.

Gebruik voor restsaldi die bronlijst: de huidige koppelingdownloads voor Moneybird, Exact en SAP leveren geen debiteurenlijst en gebruiken bij crediteuren het volledige factuurbedrag zonder betalingen af te trekken.

3. Boek de beginbalans

Controleer in Stap 1 — Saldibalans importeren (beginbalans) elke koppeling onder Boeken op, vooral naamsuggesties en overgeslagen regels. Vergelijk de totalen met de bron. Er moeten minimaal twee bedragregels zijn; iedere regel heeft debet óf credit en het geheel sluit.

Kies de overstapdatum, klik Boek openingsjournaal en controleer via Bekijk de journaalpost de datum, rekeningen en bedragen. Importeer dezelfde historische bedragen niet daarnaast als gewone journaalposten: dat verdubbelt de overgenomen saldi.

4. Neem open posten over

Importeer achtereenvolgens Stap 2 — Open debiteurenposten (verkoop) en Stap 3 — Open crediteurenposten (inkoop). Gebruik per post de juiste relatie, het oude factuurnummer, factuur- en vervaldatum, valuta en het positieve resterende bedrag inclusief btw. Neem geen volledig betaalde posten of negatieve creditposten mee; laat afwijkende situaties eerst beoordelen.

Controleer per rij Actie en bestaande/dubbele factuurnummers. Klik Importeer open posten en lees aantallen én rijmeldingen. Een batch kan deels slagen: controleer bestaande resultaten en herstel alleen mislukte of ontbrekende posten. Forceer geen nummerbotsingen.

Deze conversieposten krijgen btw 0 als overgenomen saldo; het zijn geen nieuwe fiscale facturen. Boek ze niet opnieuw: de beginbalans bevat hun totaal al. Ze doen direct mee aan aanmaningen, betaaladvies/SEPA en bank-afletteren. Laat het team die verwerking pas starten na acceptatie.

5. Controleer en teken af

Vernieuw Stap 4 — Aansluiting (tie-out). Beide controlerekeningen moeten aansluiten op de oorspronkelijke geïmporteerde conversiebedragen, met maximaal 0,01 verschil. De controle gebruikt de basisvaluta; vreemdevalutaposten vallen erbuiten en vragen aparte aansluiting. Dit meet conversievolledigheid, niet de actuele openstand na betalingen. Vergelijk ook aantallen, relaties en individuele restsaldi met de bron.

Ga terug naar 3. Cutover-checklist (go/no-go). Controleer btw-instellingen, regel alleen-lezen in het oude pakket en test Gegevensexport. Vink deze handmatige controles pas daarna af. Zijn alle blokkerende controles groen, leg datum, bevindingen en saldi vast in de verplichte notitie en kies Overstap aftekenen. Team uitnodigen is niet blokkerend. Aftekenen registreert de beoordeling; het maakt het bronpakket niet automatisch alleen-lezen en schakelt de koppeling niet om.

6. Wissel de bron

Bij een bestaande boekhoudspiegel: open Bron van waarheid, kies Losmaken van het pakket, typ LOSMAKEN en bevestig met Losmaken. Bevestig zo nodig opnieuw je identiteit. Dit vereist een verbonden koppeling, ingeschakeld grootboek, geen oefenomgeving en geen wachtende/onderweg zijnde SAP-boekingen. Zonder verbonden koppeling kun je deze bronwissel niet afronden. Stop bij een blokkade; alleen het grootboek aanzetten maakt het inkoopboekpad niet zelfstandig. Controleer de bevestigde status voordat nieuwe verwerking begint. Fiatto wordt leidend; bewaar het oude pakket als alleen-lezen archief.

Tips

Fout of timeout? Controleer eerst wat al is opgeslagen. Er kan één actieve beginbalans per boekjaar zijn. Herstel die met de accountant via Storneren en een gecorrigeerde import; controleer de tegenboeking. Dit verwijdert geen conversieposten of relaties. Een afgetekend traject heropen je met reden via Overstap heropenen; ook dat draait geen boekingen terug.

Inhoudelijk aanspreekpunt: beheerder/accountant. Gecontroleerd op 8 september 2026. Zie ook Intern grootboek.