De l'e-mail et d'Excel à Fiatto, étape par étape.

Comment se déroule le passage

1. Étape 1

   Importez vos fournisseurs

   Votre liste de fournisseurs se trouve sans doute aujourd'hui dans un tableur ou dans votre logiciel comptable. Vous l'importez en une fois, pour que les demandes aillent tout de suite à un fournisseur connu.

   • Exportez votre liste de fournisseurs en fichier CSV ou Excel.
   • Importez le fichier dans Fournisseurs et vérifiez l'aperçu.
   • Complétez les informations manquantes des fournisseurs auprès desquels vous commandez le plus.

2. Étape 2

   Définissez budgets et règles d'approbation

   Qui peut approuver quoi, et jusqu'à quel montant ? Ce qui vit aujourd'hui dans les têtes et les e-mails, vous le fixez une fois. Ensuite, Fiatto vérifie chaque demande par rapport au budget avant l'approbation.

   • Créez vos centres de coûts et attribuez-leur un budget.
   • Fixez les seuils d'approbation : qui approuve jusqu'à quel montant.
   • Invitez vos collègues comme demandeur, approbateur ou finance.

3. Étape 3

   Soumettez la première vraie demande

   Choisissez quelque chose que vous alliez commander de toute façon et faites-le passer par Fiatto. Chacun voit ainsi une fois comment fonctionne le circuit, avec de vrais montants et de vrais approbateurs.

   • Soumettez la demande avec fournisseur, montant et centre de coûts.
   • Laissez l'approbateur décider, le budget sous les yeux.
   • Transformez la demande approuvée en commande auprès du fournisseur.

4. Étape 4

   Enregistrez la réception et traitez la facture

   Une fois la livraison arrivée, vous enregistrez la réception. La facture est ensuite rapprochée de la commande et de la réception. Si tout concorde, elle passe ; si elle diffère, vous ne voyez que cet écart, avec sa raison.

   • Enregistrez ce qui a été reçu.
   • Ajoutez la facture du fournisseur.
   • Examinez uniquement les écarts que Fiatto vous montre.

5. Étape 5

   Connectez votre logiciel comptable

   À partir de l'offre Pro, vous connectez votre logiciel comptable. Exact, Twinfield et Moneybird se connectent avec un seul identifiant, AFAS avec un jeton App Connector. Fiatto y récupère votre plan comptable et vos codes TVA et envoie les factures approuvées à votre logiciel avec une écriture proposée.

   • Connectez votre logiciel depuis les paramètres.
   • Vérifiez les comptes et codes TVA que Fiatto récupère.
   • Comptabilisez votre première facture et retrouvez-la dans votre logiciel.

6. Étape 6

   Étendez une fois les achats en place

   Ce n'est qu'une fois la chaîne d'achat en place que vous ajoutez d'autres processus. Vous choisissez quoi et quand ; ce que vous n'utilisez pas encore ne vous gêne pas.

   • Faites passer toutes les demandes d'achat de l'équipe par Fiatto.
   • Voyez quels processus ajouter, comme les ventes ou la banque et les paiements.
   • Activez-les quand cela vous convient.