Des projets liés, pilotés comme un seul programme.
Fiatto additionne les chiffres des projets rattachés en un seul programme. Vous y opposez un budget propre, voyez comment un retard se répercute dans la chaîne et consignez rapports d'avancement et décisions pour le comité de pilotage.
Inclus à partir de CompletLe problème
Quand on pilote plusieurs projets ensemble, on aligne souvent les chiffres à la main.
Un programme dans un tableur
Chaque projet a son propre budget et son propre état. Le total se trouve dans un fichier à part, remis à jour avant chaque comité de pilotage.
Un retard qu'on voit trop tard
Quand un projet prend du retard, le suivant glisse avec lui. On ne s'en aperçoit que lorsque le planning de ce projet suivant ne tient déjà plus.
Des décisions consignées nulle part
Ce que le comité de pilotage a décidé sur le budget ou le périmètre figure dans un compte rendu ou un e-mail, pas dans le programme lui-même.
Trois étapes au-dessus des projets
Regrouper, budgéter et répercuter dans un seul programme.
Exemple · données fictives
1 · Regrouper
Les projets additionnés, à partir des mêmes sources
Un programme a un objectif, un responsable, un sponsor et une durée. Les chiffres des projets rattachés, comme la marge, le budget et le risque, proviennent des mêmes sources que l'écran projet et sont seulement additionnés. Un avis sur les délais indique si le programme est dans les temps, à risque ou en retard.
2 · Budgéter
Un budget face aux budgets des projets
Fixez un budget sur le programme pour toute sa durée. Fiatto montre la part attribuée aux projets, la part facturée et la part encore non répartie. Dès que le programme démarre, le budget initial est figé comme référence. Vous transférez du budget d'un projet à un autre en une seule opération, et ce transfert est consigné comme décision dans le journal des décisions.
3 · Répercuter
Une feuille de route qui répercute les retards
Enregistrez les dépendances entre projets ou phases : le successeur ne commence qu'une fois le prédécesseur terminé, avec un délai d'attente si besoin. Un retard se propage dans toute la chaîne. Le curseur de simulation montre aussitôt quels projets finissent plus tard si un projet prend quelques jours de retard, et si le programme dépasse sa date de fin.
Piloter en programme
Voir ce qui n'apparaît qu'au-dessus des projets.
Exemple · données fictives
4 · Signaler
Conflits et achats groupés
Fiatto signale lorsque la même personne est planifiée sur plusieurs projets du programme dans la même semaine avec plus d'heures fermes que sa capacité. Un sous-traitant présent sur plusieurs projets apparaît comme une dépendance. Les fournisseurs et articles que les projets achètent séparément deviennent visibles, avec le volume total et l'écart de prix unitaire, et sans contrat en cours ils sont candidats à un contrat-cadre.
5 · Prévoir
Une prévision finale et les risques de l'ensemble
Les estimations à l'achèvement (EAC) issues de la valeur acquise des projets sont réunies face au budget du programme. Un projet sans prévision n'en reçoit pas d'inventée ; le total compte alors comme un minimum. Les risques ouverts de tous les projets figurent dans une seule matrice probabilité-impact, avec un classement par exposition, et vous pouvez escalader un risque projet au programme.
6 · Rendre compte
Rapport d'avancement, journal des décisions et bénéfices
Chaque mois, le responsable arrête un rapport d'avancement avec une appréciation des délais, des coûts, des risques et des bénéfices. Fiatto fait une proposition à partir des chiffres. Un rapport arrêté ne peut plus être modifié, se télécharge en PDF et part par e-mail au sponsor. Les décisions du comité de pilotage vont dans un journal non modifiable. Les bénéfices qui ne naissent que de la combinaison des projets se suivent sur le programme lui-même.
Mise en place
Commencez avec les projets que vous avez déjà.
Créez le programme
Renseignez l'objectif, le responsable, le sponsor, la durée et, si vous le souhaitez, un budget.
Rattachez les projets
Choisissez le programme sur chaque projet, ou rattachez-les tous d'un coup depuis un tableur, avec un essai préalable.
Enregistrez les dépendances
Indiquez quel projet ou quelle phase attend quel autre. La feuille de route répercute alors les retards et vous pouvez établir le premier rapport d'avancement.
Questions sur les programmes
Un programme est-il une seconde comptabilité ?
Non. Les chiffres restent sur les projets et proviennent des mêmes sources que l'écran projet. Le programme les additionne et y ajoute son propre budget, sa feuille de route et son reporting.
Qui voit les montants d'un programme ?
Ceux qui peuvent voir les chiffres des projets. Sans ce droit, vous voyez quels projets appartiennent à un programme, mais pas le budget ni les marges.
Un rapport d'avancement ou une décision peut-il être modifié après coup ?
Un brouillon oui, un rapport arrêté et une décision consignée non. Si une décision ne tient plus, vous consignez une nouvelle décision qui la révoque. L'ancienne reste telle que le comité de pilotage l'a prise.
Quand un programme peut-il être clôturé ?
Quand plus aucun projet en cours n'y est rattaché et que la liste de clôture est complète : les bénéfices ont été transmis à quelqu'un dans l'organisation opérationnelle et les retours d'expérience sont consignés, sur le programme ou sur l'un de ses projets. Un programme annulé ne demande pas cette liste.
Comment rattacher des projets existants en une fois ?
Avec un tableur : une ligne par projet, avec le programme et le numéro de projet. Un programme qui n'existe pas encore est créé. L'essai montre à l'avance ce qui change, et à la moindre erreur rien n'est modifié.
Voir comment cela fonctionne sur votre programme ?
30 minutes, sur des projets qui vont ensemble.
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