Umstieg
Von E-Mail und Excel zu Fiatto, Schritt für Schritt.
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Sie beginnen beim Einkauf, durchlaufen die ganze Kette einmal und erweitern erst danach. Ihre Buchhaltungssoftware und Ihre Bank bleiben, was sie sind.
So läuft der Umstieg
Schritt 1
Holen Sie Ihre Lieferanten herein
Ihre Lieferantenliste steht heute vermutlich in einer Tabelle oder in Ihrer Buchhaltungssoftware. Sie lesen sie in einem Durchgang ein, damit Anfragen sofort an einen bekannten Lieferanten gehen.
- Exportieren Sie Ihre Lieferantenliste als CSV- oder Excel-Datei.
- Lesen Sie die Datei unter Lieferanten ein und prüfen Sie die Vorschau.
- Ergänzen Sie fehlende Angaben bei den Lieferanten, bei denen Sie am häufigsten bestellen.
Schritt 2
Legen Sie Budgets und Freigaberegeln fest
Wer darf was freigeben, und bis zu welchem Betrag? Was heute in Köpfen und E-Mails steht, halten Sie einmal fest. Danach prüft Fiatto jede Anfrage vor der Freigabe gegen das Budget.
- Legen Sie Ihre Kostenstellen an und geben Sie ihnen ein Budget.
- Legen Sie Freigabeschwellen fest: wer bis zu welchem Betrag freigibt.
- Laden Sie Ihre Kollegen als Anfragende, Freigebende oder Finance ein.
Schritt 3
Stellen Sie die erste echte Anfrage
Wählen Sie etwas, das Sie ohnehin bestellen wollten, und lassen Sie es durch Fiatto laufen. So sieht jeder einmal, wie der Ablauf funktioniert, mit echten Beträgen und echten Freigebenden.
- Stellen Sie die Anfrage mit Lieferant, Betrag und Kostenstelle.
- Lassen Sie die freigebende Person entscheiden, mit dem Budget im Blick.
- Machen Sie aus der freigegebenen Anfrage eine Bestellung beim Lieferanten.
Schritt 4
Erfassen Sie den Wareneingang und verarbeiten Sie die Rechnung
Ist die Lieferung da, erfassen Sie den Wareneingang. Die Rechnung wird danach mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Stimmt alles, geht sie durch; weicht sie ab, sehen Sie nur diese Abweichung, mit dem Grund dazu.
- Erfassen Sie, was eingegangen ist.
- Fügen Sie die Rechnung des Lieferanten hinzu.
- Prüfen Sie nur die Abweichungen, die Fiatto Ihnen zeigt.
Schritt 5
Verbinden Sie Ihre Buchhaltungssoftware
Ab dem Pro-Paket verbinden Sie Ihre Buchhaltungssoftware. Exact, Twinfield und Moneybird verbinden Sie mit einem Login, AFAS mit einem App-Connector-Token. Fiatto holt Ihren Kontenplan und Ihre Steuercodes von dort und sendet freigegebene Rechnungen mit einem Buchungsvorschlag an Ihre Software.
- Verbinden Sie Ihre Software in den Einstellungen.
- Prüfen Sie die Sachkonten und Steuercodes, die Fiatto abruft.
- Buchen Sie Ihre erste Rechnung und suchen Sie sie in Ihrer Software.
Schritt 6
Erweitern Sie, wenn der Einkauf läuft
Erst wenn die Einkaufskette funktioniert, fügen Sie weitere Prozesse hinzu. Sie wählen selbst, was und wann; was Sie noch nicht nutzen, steht nicht im Weg.
- Lassen Sie das ganze Team seine Einkäufe über Fiatto anfragen.
- Überlegen Sie, welche Prozesse Sie hinzunehmen möchten, etwa Verkauf oder Bank und Zahlungen.
- Schalten Sie sie ein, wenn es Ihnen passt.
Was gleich bleibt
Ihre Buchhaltungssoftware bleibt der Ort Ihrer Buchhaltung: Fiatto arbeitet darauf auf und sendet die Buchungen dorthin. Auch Ihre Bank bleibt. Nehmen Sie später Bank und Zahlungen hinzu, liest Fiatto die Auszüge Ihrer bisherigen Bank ein und erstellt eine Zahlungsdatei, die Sie in Ihrer eigenen Bankumgebung ausführen.
Was Sie mitnehmen können
Ihre Lieferantenliste lesen Sie als CSV- oder Excel-Datei ein, einen Artikelkatalog als CSV. Nach der Verbindung mit Ihrer Software kommen Kontenplan und Steuercodes automatisch mit. Nutzen Sie später Bank und Zahlungen, lesen Sie Auszüge als CAMT.053-, MT940- oder CSV-Datei ein oder verbinden Ihre Bank direkt.
Hilfe unterwegs
In Fiatto führt Sie der Einrichtungsassistent durch die Schritte und hakt ab, was erledigt ist. Lieber persönliche Hilfe? Im Pilotprogramm richten wir gemeinsam Ihre Lieferanten, Budgets und Freigaberegeln ein und schauen bei Ihren ersten Bestellungen und Rechnungen mit.
Häufige Fragen
Müssen wir Buchhaltungssoftware oder Bank wechseln?
Nein. Fiatto arbeitet auf Ihrer bestehenden Software auf, etwa Exact, AFAS, Twinfield, Moneybird oder SAP, und Sie bleiben bei Ihrer eigenen Bank.
Was kostet die Einrichtung?
Kern, Pro und Komplett richten Sie selbst mit dem Einrichtungsassistenten ein, ohne Implementierungskosten. Sie beginnen mit 14 Tagen kostenlosem Test, ohne Kreditkarte. Enterprise erhält eine begleitete Implementierung, separat angeboten.
Muss alles auf einmal umgestellt werden?
Nein. Sie beginnen mit dem Einkauf und fügen später weitere Prozesse hinzu. Bei monatlicher Zahlung kündigen Sie monatlich, und Ihre Daten bleiben immer exportierbar.
Gehen wir den ersten Schritt gemeinsam?
Beginnen Sie beim Einkauf. Der Rest kommt, wenn Sie so weit sind.
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