Glossaire
Les achats et la finance, en langage clair.
Quand on travaille avec les achats, les factures ou les comptes annuels, on croise beaucoup de jargon. Voici les termes essentiels expliqués : ce qu'ils signifient, pourquoi ils comptent et comment Fiatto les applique.
Rapprochement à trois voies (three-way match)
Un contrôle qui compare la facture avec le bon de commande et avec ce qui a réellement été reçu.
Dans un rapprochement à trois voies, on met trois documents côte à côte : la commande, la réception et la facture. Si la quantité et le prix concordent sur les trois, la facture peut passer. Ainsi, vous ne payez jamais ce qui n'a pas été commandé ou jamais livré, et la finance n'examine que les écarts.
Comment cela fonctionne dans Fiatto
Fiatto rapproche chaque facture de la commande et de la réception ; si elle concorde, elle passe, et si elle s'en écarte, la finance ne voit que cette exception, avec le motif. En savoir plus →
Engagement de dépense
De l'argent déjà promis, même si la facture n'est pas encore arrivée.
Dès qu'une commande est approuvée, l'argent est en pratique déjà réservé : le fournisseur va livrer puis facturer. Cette promesse s'appelle un engagement. Si l'on ne regarde que les factures comptabilisées, on voit le budget et la trésorerie diminuer quand il est trop tard pour réagir.
Comment cela fonctionne dans Fiatto
Dès qu'une demande est approuvée, Fiatto enregistre l'engagement, avant même que la facture existe. En savoir plus →
Contrôle budgétaire avant approbation
Une demande est comparée au budget restant avant que quiconque l'approuve.
Avec un contrôle budgétaire après coup, on découvre seulement à la facture qu'un budget est épuisé. Si l'on contrôle avant l'approbation, l'approbateur voit au moment de décider ce qu'il reste. Un dépassement devient alors un choix conscient plutôt qu'une surprise en fin de mois.
Comment cela fonctionne dans Fiatto
Dans Fiatto, une demande est envoyée à la personne habilitée à décider, avec le budget restant à côté, et le budget est contrôlé avant l'approbation. En savoir plus →
Facture en double
La même facture reçue deux fois et, sans contrôle, payée deux fois.
Un fournisseur envoie une relance, une facture arrive par e-mail et par courrier, ou quelqu'un la saisit deux fois. Sans contrôle, vous payez deux fois, et cela n'apparaît souvent qu'au contrôle a posteriori, quand l'argent est déjà parti. Le récupérer prend ensuite du temps et une conversation délicate.
Comment cela fonctionne dans Fiatto
Si la même facture arrive à nouveau, par e-mail, Peppol ou téléversement, Fiatto la bloque avant qu'elle n'entre dans le lot de paiements. En savoir plus →
Peppol
Un réseau international par lequel les entreprises s'envoient des factures électroniques dans un format fixe et lisible par machine.
Une facture électronique Peppol n'est pas un PDF mais des données structurées qu'un logiciel comptable peut lire sans ressaisie. L'expéditeur et le destinataire sont chacun joignables via un prestataire connecté, par exemple à partir de leur numéro d'entreprise. En Belgique, la facturation électronique entre entreprises est obligatoire depuis 2026, et Peppol y est le canal standard.
Comment cela fonctionne dans Fiatto
Les factures reçues via Peppol arrivent dans Fiatto à côté de celles reçues par e-mail ou téléversement et passent par le même contrôle des doublons ; pour les entreprises belges, Fiatto achemine Peppol sur le numéro d'entreprise. En savoir plus →
Principe des quatre yeux
Une action importante n'aboutit qu'après avoir été examinée par deux personnes différentes.
Le principe des quatre yeux empêche une seule personne de faire passer seule une dépense importante ou une modification sensible. Une deuxième personne vérifie et approuve. Cela rattrape les erreurs et rend la fraude bien plus difficile, car quelqu'un regarde toujours.
Comment cela fonctionne dans Fiatto
Au-dessus du seuil que vous fixez, deux personnes signent, et avec les quatre yeux sur les coordonnées bancaires, un nouveau numéro de compte fournisseur ne s'applique qu'après l'accord d'un deuxième administrateur. En savoir plus →
Séparation des tâches
Les tâches qui, ensemble, créent un risque sont confiées à des personnes différentes.
La séparation des tâches (segregation of duties, SoD) signifie que personne ne maîtrise seul un processus entier. Celui qui crée les fournisseurs ne devrait pas aussi préparer les paiements. Quand ces droits reposent sur une seule personne, une erreur ou une fraude peut passer inaperçue, car personne d'autre ne la voit.
Comment cela fonctionne dans Fiatto
Fiatto montre quelles combinaisons de droits sont risquées dans la chaîne d'achat et chez qui elles se cumulent ; chaque conflit apparaît sous forme de carte dans le centre d'actions, pour que vous le résolviez ou l'acceptiez en connaissance de cause. En savoir plus →
Délégation de pouvoirs (DoA)
Des règles établies sur qui peut décider au nom de l'entreprise, et jusqu'à quel montant.
Une matrice de délégation de pouvoirs (delegation of authority, DoA) fixe, par rôle et par montant, qui peut approuver. Un responsable budgétaire signe par exemple jusqu'à un certain montant, au-delà il faut le contrôleur de gestion ou la direction. Si cela n'existe que dans les têtes et les e-mails, quelqu'un d'autre signe soudain pendant les congés ou après un départ.
Comment cela fonctionne dans Fiatto
Dans la matrice d'approbation, vous fixez par rôle et par montant qui peut approuver ; si quelqu'un est absent, un suppléant désigné approuve temporairement, et cela figure aussi dans la piste d'audit. En savoir plus →
Piste d'audit
Un historique de qui a fait quoi et quand, pour pouvoir le retrouver et le prouver plus tard.
Une piste d'audit montre comment une décision a été prise : qui a demandé, qui a approuvé, ce qui a été modifié et à quel moment. Pour votre commissaire aux comptes, c'est la preuve que les règles convenues ont réellement été suivies. Des e-mails, chats et tableurs épars ne forment pas une piste fiable, car ils sont modifiables et difficiles à retrouver.
Comment cela fonctionne dans Fiatto
Dans Fiatto, chaque approbation, modification et revue figure dans une piste d'audit inaltérable, avec la décision, le responsable et les documents dès la demande. En savoir plus →
IFRS 16 (contrats de location)
La norme internationale d'information financière sur les contrats de location, qui fait entrer la plupart d'entre eux au bilan sous forme d'actif et de dette.
Selon IFRS 16, un preneur comptabilise pour presque chaque contrat un droit d'utilisation à l'actif et une dette locative au passif. Seuls les contrats de courte durée et ceux portant sur des actifs de faible valeur peuvent en être exclus. Ensuite, la dette et le droit d'utilisation sont mis à jour à chaque période avec les intérêts et l'amortissement, ce qui représente beaucoup de calculs pour un grand portefeuille.
Comment cela fonctionne dans Fiatto
Fiatto tient la comptabilité des contrats de location IFRS 16 pour le preneur comme pour le bailleur, avec registre, échéancier et grand livre identiques au centime à partir d'un seul moteur de calcul, et un dossier d'audit PDF par contrat. En savoir plus →
Voir comment cela fonctionne dans votre propre processus ?
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