Proyectos relacionados, dirigidos como un solo programa.
Fiatto suma las cifras de los proyectos vinculados en un solo programa. Le contrapones un presupuesto propio, ves cómo un retraso se propaga por la cadena y registras informes de estado y decisiones para el comité de dirección.
Incluido desde CompletoEl problema
Quien dirige varios proyectos a la vez suele cuadrar las cifras a mano.
Un programa en una hoja de cálculo
Cada proyecto tiene su propio presupuesto y estado. El total está en un archivo aparte que se actualiza de nuevo antes de cada comité de dirección.
Retrasos que se ven tarde
Si un proyecto se retrasa, el siguiente se desplaza con él. Solo se nota cuando la planificación de ese siguiente proyecto ya no cuadra.
Decisiones que no constan en ningún sitio
Lo que el comité de dirección decidió sobre presupuesto o alcance está en un acta o un correo, no en el propio programa.
Tres pasos por encima de los proyectos
Agrupar, presupuestar y propagar en un solo programa.
Ejemplo · datos ficticios
1 · Agrupar
Los proyectos sumados, desde las mismas fuentes
Un programa tiene un objetivo, un responsable, un patrocinador y un plazo. Las cifras de los proyectos vinculados, como margen, presupuesto y riesgo, salen de las mismas fuentes que la pantalla del proyecto y solo se suman. Una valoración de plazos muestra si el programa va según lo previsto, está en riesgo o va con retraso.
2 · Presupuestar
Un presupuesto frente a los presupuestos de los proyectos
Fija un presupuesto para el programa durante todo su plazo. Fiatto muestra cuánto está asignado a proyectos, cuánto se ha facturado y cuánto queda sin repartir. En cuanto arranca el programa, el presupuesto original queda fijado como línea base. Trasladas presupuesto de un proyecto a otro en una sola acción, y ese traslado queda como decisión en el registro de decisiones.
3 · Propagar
Una hoja de ruta que propaga los retrasos
Registra dependencias entre proyectos o fases: el sucesor solo empieza cuando el predecesor ha terminado, con un tiempo de espera si hace falta. Un retraso recorre toda la cadena. Con el control deslizante de simulación ves al instante qué proyectos terminan más tarde si uno se retrasa unos días, y si el programa supera su fecha de fin.
Dirigir como programa
Ver lo que solo aparece por encima de los proyectos.
Ejemplo · datos ficticios
4 · Detectar
Conflictos y compras conjuntas
Fiatto avisa cuando la misma persona está asignada a varios proyectos del programa en una semana con más horas firmes que capacidad. Un subcontratista que trabaja en varios proyectos aparece como dependencia. Los proveedores y artículos que los proyectos compran por separado se hacen visibles, con el volumen total y la dispersión del precio unitario, y sin contrato vigente son candidatos a un acuerdo marco.
5 · Prever
Una previsión final y los riesgos del conjunto
Las estimaciones a la conclusión (EAC) del valor ganado de los proyectos se reúnen frente al presupuesto del programa. Un proyecto sin previsión no recibe una inventada; el total cuenta entonces como mínimo. Los riesgos abiertos de todos los proyectos están en una matriz de probabilidad e impacto, con una clasificación por exposición, y puedes escalar un riesgo de proyecto al programa.
6 · Rendir cuentas
Informe de estado, registro de decisiones y beneficios
Cada mes el responsable aprueba un informe de estado con una valoración de plazo, coste, riesgos y beneficios. Fiatto hace una propuesta a partir de las cifras. Un informe aprobado ya no se puede modificar, se descarga en PDF y se envía por correo al patrocinador. Las decisiones del comité de dirección van a un registro que no se puede modificar. Los beneficios que solo surgen de la combinación de proyectos se siguen en el propio programa.
Configuración
Empieza con los proyectos que ya tienes.
Crea el programa
Registra el objetivo, el responsable, el patrocinador, el plazo y, si quieres, un presupuesto.
Vincula los proyectos
Elige el programa en cada proyecto, o vincúlalos todos a la vez desde una hoja de cálculo, con una prueba previa.
Registra las dependencias
Indica qué proyecto o fase espera a cuál. A partir de ahí la hoja de ruta propaga los retrasos y puedes preparar el primer informe de estado.
Preguntas sobre programas
¿Un programa es una segunda contabilidad?
No. Las cifras se quedan en los proyectos y salen de las mismas fuentes que la pantalla del proyecto. El programa las suma y añade su propio presupuesto, hoja de ruta e informes.
¿Quién ve los importes de un programa?
Quien puede ver las cifras de los proyectos. Sin ese permiso ves qué proyectos pertenecen a un programa, pero no el presupuesto ni los márgenes.
¿Se puede modificar un informe de estado o una decisión después?
Un borrador sí; un informe aprobado y una decisión registrada no. Si una decisión ya no vale, registras una nueva decisión que la revoca. La antigua se queda tal como la tomó el comité de dirección.
¿Cuándo se puede cerrar un programa?
Cuando ya no quedan proyectos en curso vinculados y la lista de cierre está completa: los beneficios se han traspasado a alguien de la organización de línea y las lecciones aprendidas están registradas, en el programa o en uno de sus proyectos. Un programa cancelado no necesita esa lista.
¿Cómo vinculamos proyectos existentes de una vez?
Con una hoja de cálculo: una fila por proyecto, con el programa y el número de proyecto. Un programa que aún no existe se crea. La prueba muestra de antemano qué cambia, y ante un solo error no se modifica nada.
¿Ver cómo funciona esto en vuestro programa?
30 minutos, con proyectos que van juntos.
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