Zusammenhängende Projekte, gesteuert als ein Programm.
Fiatto addiert die Zahlen der verknüpften Projekte zu einem Programm. Sie stellen ein eigenes Budget dagegen, sehen, wie Verzug durch die Kette wirkt, und halten Statusberichte und Entscheidungen für den Lenkungsausschuss fest.
Enthalten ab KomplettDas Problem
Wer mehrere Projekte gemeinsam steuert, legt die Zahlen oft von Hand nebeneinander.
Ein Programm in einer Tabelle
Jedes Projekt hat sein eigenes Budget und seinen eigenen Stand. Die Summe steht in einer separaten Datei, die vor jedem Lenkungsausschuss neu gepflegt wird.
Verzug, den man zu spät sieht
Verzögert sich ein Projekt, verschiebt sich das nächste mit. Das zeigt sich erst, wenn dessen Planung schon nicht mehr stimmt.
Entscheidungen, die nirgends festgehalten sind
Was der Lenkungsausschuss zu Budget oder Umfang beschlossen hat, steht im Protokoll oder in einer Mail, nicht beim Programm selbst.
Drei Schritte über den Projekten
Bündeln, budgetieren und durchrechnen in einem Programm.
Beispiel · fiktive Daten
1 · Bündeln
Die Projekte addiert, aus denselben Quellen
Ein Programm hat ein Ziel, einen Verantwortlichen, einen Sponsor und eine Laufzeit. Die Zahlen der verknüpften Projekte, etwa Marge, Budget und Risiko, kommen aus denselben Quellen wie die Projektansicht und werden nur addiert. Ein Terminurteil zeigt, ob das Programm im Plan liegt, gefährdet oder verspätet ist.
2 · Budgetieren
Ein Budget gegenüber den Projektbudgets
Legen Sie ein Budget für die gesamte Laufzeit des Programms fest. Fiatto zeigt, wie viel davon Projekten zugewiesen, wie viel fakturiert und wie viel noch nicht verteilt ist. Sobald das Programm startet, wird das ursprüngliche Budget als Baseline festgeschrieben. Budget verschieben Sie in einem Schritt von einem Projekt zum anderen, und die Verschiebung landet als Entscheidung im Entscheidungslog.
3 · Durchrechnen
Eine Roadmap, die Verzug durchrechnet
Erfassen Sie Abhängigkeiten zwischen Projekten oder Phasen: Der Nachfolger beginnt erst, wenn der Vorgänger fertig ist, auf Wunsch mit Wartezeit. Verzug wandert durch die ganze Kette. Mit dem Was-wäre-wenn-Regler sehen Sie sofort, welche Projekte später fertig werden, wenn sich ein Projekt um einige Tage verzögert, und ob das Programm sein Enddatum überschreitet.
Steuern als Programm
Sehen, was erst über den Projekten sichtbar wird.
Beispiel · fiktive Daten
4 · Erkennen
Konflikte und gemeinsamer Einkauf
Fiatto meldet, wenn dieselbe Person in einer Woche auf mehreren Projekten des Programms eingeplant ist und mehr feste Stunden als Kapazität hat. Ein Subunternehmer, der auf mehreren Projekten arbeitet, erscheint als Abhängigkeit. Lieferanten und Artikel, die die Projekte getrennt einkaufen, werden sichtbar, mit dem Gesamtvolumen und der Spanne beim Stückpreis, und ohne laufenden Vertrag sind sie ein Kandidat für einen Rahmenvertrag.
5 · Prognostizieren
Eine Endprognose und die Risiken des Ganzen
Die Endprognosen (EAC) aus dem Earned Value der Projekte laufen gegenüber dem Programmbudget zusammen. Ein Projekt ohne Prognose bekommt keine erfundene; die Summe gilt dann als Untergrenze. Die offenen Risiken aller Projekte stehen in einer Matrix aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung, mit einer Rangliste nach Exposition, und ein Projektrisiko können Sie an das Programm eskalieren.
6 · Verantworten
Statusbericht, Entscheidungslog und Nutzen
Jeden Monat stellt der Verantwortliche einen Statusbericht mit einer Bewertung von Termin, Kosten, Risiken und Nutzen fest. Fiatto macht einen Vorschlag auf Basis der Zahlen. Ein festgestellter Bericht lässt sich nicht mehr ändern, ist als PDF herunterladbar und geht per Mail an den Sponsor. Entscheidungen des Lenkungsausschusses landen in einem Log, das sich nicht ändern lässt. Nutzen, der erst aus dem Zusammenspiel der Projekte entsteht, verfolgen Sie am Programm selbst.
Einrichtung
Beginnen Sie mit Projekten, die Sie schon haben.
Programm anlegen
Erfassen Sie Ziel, Verantwortlichen, Sponsor, Laufzeit und auf Wunsch ein Budget.
Projekte verknüpfen
Wählen Sie das Programm an jedem Projekt, oder verknüpfen Sie alle auf einmal aus einer Tabelle, mit einem Probelauf vorab.
Abhängigkeiten erfassen
Legen Sie fest, welches Projekt oder welche Phase auf welche wartet. Danach rechnet die Roadmap Verzug durch, und Sie können den ersten Statusbericht erstellen.
Fragen zu Programmen
Ist ein Programm eine zweite Buchhaltung?
Nein. Die Zahlen bleiben an den Projekten und kommen aus denselben Quellen wie die Projektansicht. Das Programm addiert sie und stellt ein eigenes Budget, eine Roadmap und die Berichterstattung daneben.
Wer sieht die Beträge eines Programms?
Wer die Projektzahlen sehen darf. Ohne dieses Recht sehen Sie, welche Projekte zu einem Programm gehören, aber nicht das Budget und die Margen.
Lässt sich ein Statusbericht oder eine Entscheidung nachträglich ändern?
Ein Entwurf ja, ein festgestellter Statusbericht und eine erfasste Entscheidung nicht. Stimmt eine Entscheidung nicht mehr, erfassen Sie eine neue Entscheidung, die sie widerruft. Die alte bleibt so stehen, wie der Lenkungsausschuss sie getroffen hat.
Wann kann ein Programm geschlossen werden?
Wenn keine laufenden Projekte mehr daran hängen und die Abschlusscheckliste vollständig ist: Der Nutzen ist an jemanden in der Linienorganisation übergeben und die Lessons Learned sind festgehalten, am Programm oder an einem seiner Projekte. Ein abgebrochenes Programm braucht die Checkliste nicht.
Wie verknüpfen wir bestehende Projekte auf einmal?
Mit einer Tabelle: eine Zeile pro Projekt, mit dem Programm und der Projektnummer. Ein Programm, das noch nicht existiert, wird angelegt. Der Probelauf zeigt vorab, was sich ändert, und bei einem einzigen Fehler wird nichts geändert.
Sehen, wie das bei Ihrem Programm funktioniert?
30 Minuten, an Projekten, die zusammengehören.
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