Un confronto onesto
Excel e l'e-mail funzionano. Finché qualcuno chiede chi ha approvato questo.
La maggior parte delle organizzazioni non acquista con un altro software, ma con un foglio di calcolo, una casella di posta e un contabile che ribatte le fatture. Questo è il confronto vero, quindi è quello che facciamo qui.
Argomento per argomento
| Argomento | Con Excel ed e-mail | Con Fiatto |
|---|---|---|
| Approvazione | Un'e-mail con scritto "ok", da qualche parte nella casella di qualcuno. | Ogni approvazione registrata con nome, ora e importo, secondo la tua matrice delle deleghe. |
| Budget | Solo alla chiusura del mese vedi che un budget è esaurito. | Il budget viene verificato prima dell'approvazione, non dopo. |
| Cosa è stato ordinato | Compare in contabilità solo quando arriva la fattura. | Un impegno è registrato appena c'è l'approvazione, quindi vedi cosa deve ancora arrivare. |
| Controllo fatture | Mettere a mano fianco a fianco fattura, ordine e bolla. | La fattura viene abbinata a ordine e ricevimento. Uno scostamento oltre la tolleranza viene bloccato. |
| Fatture doppie | Dipende da chi se ne accorge, e quando. | Fiatto controlla le fatture doppie prima di pagare. |
| Registrazione | Ribattere le fatture approvate nel gestionale contabile. | Le fatture approvate vanno come registrazione al tuo gestionale, con un'anteprima della registrazione prima. |
| Il revisore | Cercare e-mail e cartelle al momento della revisione. | La traccia di audit per acquisto è pronta, e il commercialista può consultarla nel proprio portale. |
| Costo | Excel e l'e-mail li hai già. | Un abbonamento mensile. I prezzi sono pubblici sul sito. |
| Imparare | Lo conoscono già tutti. | Qualcosa di nuovo. Chi richiede compila un modulo, chi gestisce il budget approva con un pulsante. |
Quando Excel basta e avanza
- Fai una manciata di acquisti al mese e una sola persona approva tutto.
- Non c'è un budget né una revisione di cui devi rendere conto.
- Il tuo contabile inserisce le fatture e va bene così.
Quando è ora di passare
- Più di una persona può ordinare o approvare.
- Vuoi tenere d'occhio un budget prima della spesa, non dopo.
- Il tuo revisore chiede una separazione dei compiti dimostrabile.
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