Ehrlich verglichen
Excel und E-Mail funktionieren. Bis jemand fragt, wer das freigegeben hat.
Die meisten Organisationen kaufen nicht mit einer anderen Software ein, sondern mit einer Tabelle, einem Postfach und einer Buchhaltung, die Rechnungen abtippt. Das ist der echte Vergleich, also machen wir ihn hier.
Thema für Thema
| Thema | Mit Excel und E-Mail | Mit Fiatto |
|---|---|---|
| Freigabe | Eine E-Mail mit "einverstanden", irgendwo in jemandes Postfach. | Jede Freigabe mit Name, Zeitpunkt und Betrag festgehalten, nach Ihrer eigenen Befugnismatrix. |
| Budget | Erst beim Monatsabschluss sehen Sie, dass ein Budget aufgebraucht ist. | Das Budget wird vor der Freigabe geprüft, nicht im Nachhinein. |
| Was bestellt ist | Steht erst in den Büchern, wenn die Rechnung eingeht. | Eine Verpflichtung steht fest, sobald freigegeben ist, also sehen Sie, was noch kommt. |
| Rechnungsprüfung | Rechnung, Bestellung und Lieferschein von Hand nebeneinanderlegen. | Die Rechnung wird mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Eine Abweichung über der Toleranz wird angehalten. |
| Doppelte Rechnungen | Hängt davon ab, wer es bemerkt, und wann. | Fiatto prüft auf doppelte Rechnungen, bevor bezahlt wird. |
| Buchen | Freigegebene Rechnungen in die Buchhaltung abtippen. | Freigegebene Rechnungen gehen als Buchung an Ihre eigene Software, mit einer Vorschau-Buchung vorab. |
| Der Wirtschaftsprüfer | Bei der Prüfung E-Mails und Ordner zusammensuchen. | Der Prüfpfad pro Einkauf liegt bereit, und der Steuerberater kann in einem eigenen Portal mitsehen. |
| Kosten | Excel und E-Mail haben Sie schon. | Ein Monatsabonnement. Die Preise stehen öffentlich auf der Website. |
| Lernen | Jeder kennt es schon. | Etwas Neues. Wer anfragt, füllt ein Formular aus, die Budgetverantwortlichen geben mit einem Klick frei. |
Wann Excel völlig genügt
- Sie tätigen eine Handvoll Einkäufe im Monat und eine Person gibt alles frei.
- Es gibt kein Budget und keine Prüfung, für die Sie Rechenschaft ablegen.
- Ihre Buchhaltung tippt die Rechnungen ab, und das klappt gut.
Wann es Zeit für den Umstieg wird
- Mehr als eine Person darf bestellen oder freigeben.
- Sie wollen ein Budget vor der Ausgabe überwachen, nicht danach.
- Ihr Prüfer verlangt eine nachweisbare Funktionstrennung.
Sehen Sie den Unterschied in Ihren eigenen Zahlen
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