Glossario
Acquisti e finanza, in parole semplici.
Chi lavora con acquisti, fatture o bilancio incontra molto gergo tecnico. Qui trovi i termini principali spiegati: cosa significano, perché contano e come li applica Fiatto.
Three-way match (riscontro a tre vie)
Un controllo che confronta la fattura con l'ordine e con ciò che è stato effettivamente ricevuto.
Nel three-way match si mettono fianco a fianco tre documenti: l'ordine, il ricevimento merce e la fattura. Se quantità e prezzo coincidono su tutti e tre, la fattura può passare. Così non paghi mai qualcosa che non è stato ordinato o che non è mai arrivato, e la finanza esamina solo le differenze.
Come funziona in Fiatto
Fiatto abbina ogni fattura all'ordine e al ricevimento; se corrisponde passa, e se si discosta la finanza vede solo quell'eccezione, con il motivo. Scopri di più →
Impegno di spesa
Denaro che hai già promesso, anche se la fattura non è ancora arrivata.
Non appena un ordine viene approvato, il denaro è di fatto già impegnato: il fornitore consegnerà e fatturerà più avanti. Questa promessa si chiama impegno di spesa. Chi guarda solo le fatture registrate vede budget e cassa diminuire quando è troppo tardi per intervenire.
Come funziona in Fiatto
Non appena una richiesta è approvata, Fiatto registra l'impegno, prima ancora che esista la fattura. Scopri di più →
Controllo del budget prima dell'approvazione
Una richiesta viene confrontata con il budget residuo prima che qualcuno la approvi.
Con un controllo del budget a posteriori scopri solo alla fattura che un budget è esaurito. Se controlli prima dell'approvazione, chi approva vede quanto resta nel momento in cui decide. Uno sforamento diventa così una scelta consapevole invece di una sorpresa a fine mese.
Come funziona in Fiatto
In Fiatto una richiesta va a chi può decidere, con il budget residuo accanto, e il budget viene verificato prima dell'approvazione. Scopri di più →
Fattura duplicata
La stessa fattura che arriva due volte e, senza controllo, viene pagata due volte.
Un fornitore manda un sollecito, una fattura arriva sia via e-mail sia per posta, oppure qualcuno la registra due volte. Senza controllo paghi due volte, e spesso te ne accorgi solo nella verifica successiva, quando il denaro è già uscito. Recuperarlo richiede poi tempo e una conversazione spiacevole.
Come funziona in Fiatto
Se la stessa fattura arriva di nuovo, via e-mail, Peppol o caricamento, Fiatto la blocca prima che entri nella distinta di pagamento. Scopri di più →
Peppol
Una rete internazionale attraverso cui le aziende si scambiano fatture elettroniche in un formato fisso e leggibile dalle macchine.
Una fattura elettronica via Peppol non è un PDF ma un insieme di dati strutturati che un gestionale può leggere senza ridigitarli. Mittente e destinatario sono raggiungibili ciascuno tramite un fornitore collegato, per esempio in base al loro numero d'impresa. In Belgio la fatturazione elettronica tra imprese è obbligatoria dal 2026, e Peppol è lì il canale standard.
Come funziona in Fiatto
Le fatture via Peppol arrivano in Fiatto accanto a quelle via e-mail o caricamento e passano per lo stesso controllo dei duplicati; per le aziende belghe Fiatto instrada Peppol sul numero d'impresa. Scopri di più →
Principio dei quattro occhi
Un'operazione importante va avanti solo dopo che due persone diverse l'hanno esaminata.
Il principio dei quattro occhi impedisce che una sola persona possa far passare da sola una spesa rilevante o una modifica delicata. Una seconda persona controlla e approva. Questo intercetta gli errori e rende la frode molto più difficile, perché c'è sempre qualcuno che guarda.
Come funziona in Fiatto
Oltre la soglia che imposti tu firmano due persone, e con i quattro occhi sui dati bancari un nuovo IBAN di un fornitore diventa effettivo solo dopo l'approvazione di un secondo amministratore. Scopri di più →
Separazione dei compiti
I compiti che insieme creano un rischio sono affidati a persone diverse.
La separazione dei compiti (segregation of duties, SoD) significa che nessuno ha da solo in mano un intero processo. Chi crea i fornitori non dovrebbe anche preparare i pagamenti. Se questi permessi sono in capo a una sola persona, un errore o una frode può passare inosservato, perché nessun altro lo vede.
Come funziona in Fiatto
Fiatto mostra quali combinazioni di permessi nella catena acquisti sono rischiose e in capo a chi coincidono; ogni conflitto diventa una scheda nel centro azioni, così lo risolvi o lo accetti consapevolmente. Scopri di più →
Deleghe di firma (DoA)
Regole stabilite su chi può decidere per conto dell'azienda e fino a quale importo.
Una matrice delle deleghe (delegation of authority, DoA) stabilisce per ruolo e importo chi può approvare. Un responsabile di budget firma per esempio fino a un certo importo, oltre serve il controller o la direzione. Se tutto questo vive solo nella testa delle persone e nelle e-mail, durante le ferie o dopo un cambio di personale firma all'improvviso qualcun altro.
Come funziona in Fiatto
Nella matrice di approvazione stabilisci per ruolo e importo chi può approvare; se qualcuno è assente, un sostituto designato approva temporaneamente, e anche questo resta nell'audit trail. Scopri di più →
Audit trail (pista di controllo)
Una traccia di chi ha fatto cosa e quando, per poterla ritrovare e dimostrare in seguito.
Un audit trail mostra come si è arrivati a una decisione: chi ha fatto la richiesta, chi ha approvato, cosa è stato modificato e quando. Per il tuo revisore è la prova che le regole concordate sono state davvero seguite. E-mail, chat e fogli di calcolo sparsi non formano una traccia affidabile, perché si possono modificare e sono difficili da ritrovare.
Come funziona in Fiatto
In Fiatto ogni approvazione, modifica e revisione resta in un audit trail immutabile, con decisione, responsabile e documenti fin dalla richiesta. Scopri di più →
IFRS 16 (leasing)
Il principio contabile internazionale sui leasing, che porta la maggior parte dei contratti in bilancio come attività e passività.
Secondo l'IFRS 16, il locatario rileva per quasi ogni leasing un diritto d'uso tra le attività e una passività per leasing. Solo i leasing a breve termine e quelli su beni di modesto valore possono restarne fuori. In seguito, passività e diritto d'uso vengono aggiornati ogni periodo con interessi e ammortamento, il che per un ampio portafoglio di leasing richiede molti calcoli.
Come funziona in Fiatto
Fiatto gestisce la contabilità dei leasing IFRS 16 per locatario e locatore, con registro, piano di ammortamento e contabilità generale allineati al centesimo da un unico motore di calcolo, e un fascicolo di revisione in PDF per ogni contratto. Scopri di più →
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