Glosario
Compras y finanzas, en lenguaje claro.
Quien trabaja con compras, facturas o las cuentas anuales se encuentra con mucha jerga. Aquí están los términos clave explicados: qué significan, por qué importan y cómo trabaja Fiatto con ellos.
Conciliación a tres bandas (three-way match)
Un control que compara la factura con el pedido y con lo que realmente se ha recibido.
En una conciliación a tres bandas se ponen tres documentos uno al lado del otro: el pedido, la recepción y la factura. Si la cantidad y el precio coinciden en los tres, la factura puede seguir. Así nunca pagas algo que no se pidió o que nunca llegó, y finanzas solo revisa las diferencias.
Así funciona en Fiatto
Fiatto concilia cada factura con el pedido y la recepción; si cuadra, sigue adelante, y si no, finanzas solo ve esa excepción, con el motivo. Más información →
Compromiso de gasto
Dinero que ya has comprometido, aunque la factura aún no haya llegado.
En cuanto se aprueba un pedido, el dinero ya está prácticamente comprometido: el proveedor entregará y facturará más adelante. Ese compromiso se llama compromiso de gasto. Si solo miras las facturas contabilizadas, ves cómo se consumen presupuesto y caja cuando ya es tarde para corregir.
Así funciona en Fiatto
En cuanto se aprueba una solicitud, Fiatto registra el compromiso, antes de que exista la factura. Más información →
Control presupuestario antes de la aprobación
Una solicitud se contrasta con el presupuesto restante antes de que alguien la apruebe.
Con un control presupuestario a posteriori, solo descubres en la factura que un presupuesto se ha agotado. Si controlas antes de aprobar, quien aprueba ve cuánto queda en el momento de decidir. Un exceso pasa a ser una decisión consciente en lugar de una sorpresa a fin de mes.
Así funciona en Fiatto
En Fiatto una solicitud va a quien puede decidir, con el presupuesto restante al lado, y el presupuesto se comprueba antes de la aprobación. Más información →
Factura duplicada
La misma factura que llega dos veces y, sin control, se paga dos veces.
Un proveedor envía un recordatorio, una factura llega por correo electrónico y por correo postal, o alguien la registra dos veces. Sin control pagas dos veces, y eso a menudo solo se descubre en la revisión posterior, cuando el dinero ya ha salido. Recuperarlo cuesta después tiempo y una conversación incómoda.
Así funciona en Fiatto
Si la misma factura vuelve a entrar, por correo electrónico, Peppol o subida, Fiatto la retiene antes de que llegue a la remesa de pagos. Más información →
Peppol
Una red internacional a través de la cual las empresas se envían facturas electrónicas en un formato fijo y legible por máquina.
Una factura electrónica por Peppol no es un PDF sino datos estructurados que un sistema contable puede leer sin teclearlos de nuevo. Emisor y receptor son accesibles cada uno a través de un proveedor conectado, por ejemplo a partir de su número de empresa. En Bélgica la facturación electrónica entre empresas es obligatoria desde 2026, y Peppol es allí el canal estándar.
Así funciona en Fiatto
Las facturas por Peppol llegan a Fiatto junto a las que entran por correo electrónico o subida y pasan por el mismo control de duplicados; para empresas belgas, Fiatto enruta Peppol por el número de empresa. Más información →
Principio de los cuatro ojos
Una acción importante solo se ejecuta cuando dos personas distintas la han revisado.
El principio de los cuatro ojos impide que una sola persona pueda sacar adelante por su cuenta un gasto grande o un cambio delicado. Una segunda persona revisa y aprueba. Eso detecta errores y dificulta mucho el fraude, porque siempre hay alguien mirando.
Así funciona en Fiatto
Por encima del umbral que tú fijas firman dos personas, y con los cuatro ojos sobre los datos bancarios, un nuevo número de cuenta de un proveedor solo entra en vigor tras la aprobación de un segundo administrador. Más información →
Segregación de funciones
Las tareas que juntas suponen un riesgo recaen en personas distintas.
La segregación de funciones (segregation of duties, SoD) significa que nadie controla solo un proceso completo. Quien da de alta proveedores no debería también preparar pagos. Si esos permisos recaen en una sola persona, un error o un fraude puede pasar desapercibido, porque nadie más lo ve.
Así funciona en Fiatto
Fiatto muestra qué combinaciones de permisos en la cadena de compras son arriesgadas y en quién coinciden; cada conflicto aparece como una tarjeta en el centro de acciones, para que lo resuelvas o lo aceptes de forma consciente. Más información →
Delegación de autoridad (DoA)
Reglas acordadas sobre quién puede decidir en nombre de la empresa y hasta qué importe.
Una matriz de delegación de autoridad (delegation of authority, DoA) fija por rol e importe quién puede aprobar. Un responsable de presupuesto firma, por ejemplo, hasta cierto importe, y por encima hace falta el controller o la dirección. Si eso solo está en la cabeza de la gente y en correos, en vacaciones o tras una baja firma de repente otra persona.
Así funciona en Fiatto
En la matriz de aprobación fijas por rol e importe quién puede aprobar; si alguien está ausente, un sustituto designado aprueba temporalmente, y eso también queda en la pista de auditoría. Más información →
Pista de auditoría
Un registro de quién hizo qué y cuándo, para poder encontrarlo y demostrarlo más adelante.
Una pista de auditoría muestra cómo se tomó una decisión: quién solicitó algo, quién lo aprobó, qué se modificó y cuándo. Para tu auditor es la prueba de que las reglas acordadas se siguieron de verdad. Correos, chats y hojas de cálculo sueltos no forman una pista fiable, porque se pueden modificar y cuesta encontrarlos.
Así funciona en Fiatto
En Fiatto cada aprobación, cambio y revisión queda en una pista de auditoría inalterable, con la decisión, el responsable y los documentos desde la solicitud. Más información →
NIIF 16 (IFRS 16, arrendamientos)
La norma internacional de información financiera sobre arrendamientos, que lleva la mayoría de ellos al balance como activo y pasivo.
Con la NIIF 16, el arrendatario reconoce para casi todos los arrendamientos un activo por derecho de uso y un pasivo por arrendamiento. Solo los arrendamientos a corto plazo y los de activos de bajo valor pueden quedar fuera. Después, el pasivo y el derecho de uso se actualizan cada periodo con intereses y amortización, lo que supone mucho cálculo en una cartera de arrendamientos grande.
Así funciona en Fiatto
Fiatto lleva la contabilidad de arrendamientos NIIF 16 para arrendatario y arrendador, con registro, calendario y libro mayor iguales al céntimo desde un único motor de cálculo, y un expediente de auditoría en PDF por arrendamiento. Más información →
¿Quieres ver cómo funciona en tu propio proceso?
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