Inkoopfacturen boeken en de boekstatus volgen

Goedgekeurde inkoopfacturen boek je naar je boekhoudpakket of het Fiatto-grootboek. Op Boekhouden → Inkoopfacturen (/dashboard/invoices) werk je de boekwerklijst af; de tab Boekstatus per maand (/dashboard/invoices/boekstatus) laat zien wat er per maand nog moet gebeuren vóór de maandafsluiting.

Stappen

1. Kies op Inkoopfacturen onder Boekstatus een werklijst: Klaar om te boeken, Boeking mislukt of ⚠ Boekuitkomst onzeker; elk filter toont het aantal facturen.
2. Vink facturen aan en klik Boek geselecteerde (maximaal 25 per keer). Elke factuur gaat afzonderlijk door dezelfde controles als op het factuurdetail; daarna zie je hoeveel er geboekt, ingepland, overgeslagen of mislukt zijn, met de reden per factuur.
3. Open de tab Boekstatus per maand. Per maand zie je Te boeken, Akkoord, niet geboekt, Niet klaargezet en Mislukt, en of de maand Klaar is voor de afsluiting. Klik op een aantal voor de facturen erachter, met hun stand en een toelichting.
4. Los open punten op het factuurdetail op (opnieuw klaarzetten, boekfout herstellen) en exporteer de lijst zo nodig met Exporteer CSV.

Tips

• Bij ⚠ Boekuitkomst onzeker kan de factuur al in het pakket staan: controleer dat vóór een nieuwe poging.
• Een boeking die te lang bezig is, telt als vastgelopen en mag dan opnieuw worden vrijgegeven; bij SAP duurt dat langer, omdat de wachtrij daar zelf opnieuw probeert.
• Inkoopcreditnota's gaan alleen via de koppeling naar pakketten die ze ondersteunen — zie creditnota maken.
• Boekstatus per maand is ook open voor accountants en auditors.
• De koppeling zelf richt je in via boekhoudkoppeling.

AP-cockpit

De tab AP-cockpit (/dashboard/invoices/cockpit, voor fiatteurs) laat over de laatste 12 maanden zien hoe soepel facturen door het proces gaan: Touchless-rate (zonder mensenhand goedgekeurd), het aantal facturen, Uitval (afwijking) en Doorlooptijd → geboekt, met daaronder de touchless-rate per maand, de Matchstatus en de Top-uitvalredenen. Uitval per leverancier toont de tien leveranciers met de meeste uitval in de laatste drie maanden; met Beleid instellen geef je zo'n leverancier een eigen matchbeleid. Staat de route voor kleine uitgaven aan, dan zie je hier ook haar stuurcijfers.