Kleine uitgaven achteraf fiatteren

Onder Boekhouden → Inkoopfacturen → Kleine uitgaven (/dashboard/invoices/kleine-uitgaven) staan de facturen zonder bestelling die onder de drempel voor kleine uitgaven vallen. Zo'n aankoop hoeft geen inkooporder: de factuur komt binnen zoals altijd en de budgethouder fiatteert hem achteraf. De werklijst is er voor fiatteurs.

Stappen

1. Een beheerder zet de route aan onder Instellingen → Inkoopbeleid met Drempel kleine uitgaven (excl. btw); leeg betekent uit. De tabel Welke drempel past bij jouw facturen? laat zien hoeveel facturen zonder bestelling van het afgelopen jaar onder elke drempel vallen. Met Altijd de gewone route voor sluit je categorieën uit.
2. Een factuur is een kleine uitgave als hij geen bestelling heeft, onder de drempel blijft (een andere valuta telt omgerekend tegen de koers van de factuurdatum), van een actieve leverancier zonder bestelplicht komt, geen creditnota is en binnen het eventuele maandplafond van de kostenplaats past. In Inkoopfacturen krijgt hij het label Kleine uitgave.
3. Open Kleine uitgaven en kies Mijn kostenplaatsen of Alle. Per factuur zie je het codeervoorstel (Voorstel) en de Budgethouder, plus hints als mogelijk WKR-post, mogelijk te activeren of in de catalogus.
4. Vink facturen aan en klik Fiatteer selectie (maximaal 50 per keer). Met Direct klaarzetten met de voorgestelde codering staan ze meteen klaar om te boeken. Elke factuur wordt apart getoetst; vraagt de goedkeuringsmatrix meer handtekeningen, dan krijgt hij de status Wacht op meer handtekeningen.

Melden en fiatteren buiten Fiatto

• De budgethouder (de eigenaar van de kostenplaats) krijgt een melding. Blijft een kleine uitgave liggen, dan volgt een herinnering en daarna een escalatie naar de fiatteurs en beheerders.
• Met Snel fiatteren via mail, Teams of Slack krijgt de budgethouder ook een mail en het bedrijfskanaal een bericht, met een knop om te fiatteren (Fiatteer deze kleine uitgave) of eerst een vraag te stellen (Eerst een vraag stellen). Fiatteren gebeurt met dezelfde controles als in de werklijst. Eén bundel per dag in plaats van een bericht per factuur voegt die berichten samen.
• Met Fiatteren zonder in te loggen krijgt de mail een persoonlijke link naar de pagina Kleine uitgave fiatteren. De link werkt één keer en 72 uur; bij de klik toetst Fiatto alles opnieuw (bedrag ongewijzigd, onder de drempel, leverancier, vier ogen, goedkeuringsmatrix). Stuur de mail niet door.

Tips

• Een maandplafond per kostenplaats stel je in onder Instellingen → Budgetten (Maandplafond kleine uitgaven); daarboven volgt een factuur de gewone route.
• Wie de aankoop zelf deed of indiende, kan hem niet fiatteren.
• Via Steekproef trekt een fiatteur of accountant per maand een willekeurig percentage van de achteraf gefiatteerde kleine uitgaven om na te lopen (Trek steekproef); de trekking komt in het auditlogboek.
• Kandidaten voor een raamcontract toont leveranciers waar je het afgelopen jaar vaak een kleine uitgave fiatteerde zonder lopend contract; met Raamcontract voorbereiden begin je er een.
• Facturen bij een bestelling volgen de gewone route — zie factuur koppelen.
• Hoe een medewerker een kleine uitgave vooraf aanmeldt of een factuurfoto instuurt, lees je in een kleine uitgave aanmelden.