Glossar
Einkauf und Finanzen, verständlich erklärt.
Wer mit Einkauf, Rechnungen oder dem Jahresabschluss arbeitet, bekommt viel Fachjargon zu hören. Hier sind die wichtigsten Begriffe erklärt: was sie bedeuten, warum sie wichtig sind und wie Fiatto damit arbeitet.
Dreifacher Abgleich (Three-Way-Match)
Eine Prüfung, bei der die Rechnung mit der Bestellung und mit dem tatsächlich Erhaltenen verglichen wird.
Beim dreifachen Abgleich legt man drei Belege nebeneinander: die Bestellung, den Wareneingang und die Rechnung. Stimmen Menge und Preis überall überein, darf die Rechnung durch. So zahlt man nichts, was nicht bestellt oder nie geliefert wurde, und die Buchhaltung prüft nur noch die Abweichungen.
So funktioniert es in Fiatto
Fiatto gleicht jede Rechnung mit Bestellung und Wareneingang ab; passt sie, geht sie durch, und weicht sie ab, sieht die Buchhaltung nur diese Ausnahme, mit dem Grund dazu. Mehr dazu →
Obligo (Bestellobligo)
Geld, das Sie bereits zugesagt haben, auch wenn die Rechnung noch nicht da ist.
Sobald eine Bestellung freigegeben ist, ist das Geld praktisch gebunden: Der Lieferant liefert und stellt später eine Rechnung. Diese Zusage heißt Obligo. Wer nur gebuchte Rechnungen betrachtet, sieht Budget und Liquidität erst schwinden, wenn es zum Gegensteuern zu spät ist.
So funktioniert es in Fiatto
Sobald eine Anforderung freigegeben ist, erfasst Fiatto das Obligo, noch bevor die Rechnung da ist. Mehr dazu →
Budgetprüfung vor der Freigabe
Eine Anforderung wird mit dem verbleibenden Budget abgeglichen, bevor jemand sie freigibt.
Bei einer Budgetprüfung im Nachhinein merkt man erst an der Rechnung, dass ein Budget aufgebraucht ist. Prüft man vor der Freigabe, sieht die freigebende Person im Moment der Entscheidung, wie viel noch übrig ist. Eine Überschreitung wird dann zu einer bewussten Entscheidung statt zu einer Überraschung am Monatsende.
So funktioniert es in Fiatto
In Fiatto geht eine Anforderung an die Person, die entscheiden darf, mit dem verbleibenden Budget daneben, und das Budget wird vor der Freigabe geprüft. Mehr dazu →
Doppelte Rechnung
Dieselbe Rechnung, die zweimal eingeht und ohne Prüfung zweimal bezahlt wird.
Ein Lieferant schickt eine Erinnerung, eine Rechnung kommt per E-Mail und per Post, oder jemand erfasst sie zweimal. Ohne Prüfung zahlt man doppelt, und das fällt oft erst bei der Kontrolle im Nachhinein auf, wenn das Geld schon weg ist. Es zurückzuholen kostet dann Zeit und ein unangenehmes Gespräch.
So funktioniert es in Fiatto
Geht dieselbe Rechnung noch einmal ein, per E-Mail, Peppol oder Upload, hält Fiatto sie zurück, bevor sie in den Zahlungslauf gelangt. Mehr dazu →
Peppol
Ein internationales Netzwerk, über das Unternehmen einander E-Rechnungen in einem festen, maschinenlesbaren Format senden.
Eine E-Rechnung über Peppol ist kein PDF, sondern strukturierte Daten, die ein Buchhaltungssystem ohne Abtippen einlesen kann. Absender und Empfänger sind jeweils über einen angeschlossenen Anbieter erreichbar, etwa anhand ihrer Unternehmensnummer. In Belgien ist die E-Rechnung zwischen Unternehmen seit 2026 Pflicht, und Peppol ist dort der Standardkanal.
So funktioniert es in Fiatto
Rechnungen über Peppol kommen in Fiatto neben Rechnungen per E-Mail oder Upload an und durchlaufen dieselbe Prüfung auf doppelte Rechnungen; für belgische Unternehmen leitet Fiatto Peppol über die Unternehmensnummer. Mehr dazu →
Vier-Augen-Prinzip
Eine wichtige Handlung geht erst durch, wenn zwei verschiedene Personen sie geprüft haben.
Das Vier-Augen-Prinzip verhindert, dass eine Person allein eine große Ausgabe oder eine heikle Änderung durchsetzen kann. Eine zweite Person prüft und gibt frei. Das fängt Fehler ab und macht Betrug deutlich schwerer, weil immer jemand mitschaut.
So funktioniert es in Fiatto
Oberhalb der Schwelle, die Sie festlegen, zeichnen zwei Personen, und mit vier Augen auf Bankdaten wird eine neue Kontonummer eines Lieferanten erst nach Freigabe durch einen zweiten Administrator wirksam. Mehr dazu →
Funktionstrennung
Aufgaben, die zusammen ein Risiko bilden, liegen bei verschiedenen Personen.
Funktionstrennung (englisch Segregation of Duties, SoD) bedeutet, dass niemand einen ganzen Prozess allein in der Hand hat. Wer Lieferanten anlegt, sollte nicht auch Zahlungen vorbereiten. Liegen solche Rechte bei einer Person, kann ein Fehler oder Betrug unbemerkt bleiben, weil es niemand sonst sieht.
So funktioniert es in Fiatto
Fiatto zeigt, welche Kombinationen von Rechten in der Einkaufskette riskant sind und bei wem sie zusammenfallen; jeder Konflikt erscheint als Karte im Aktionszentrum, damit Sie ihn lösen oder bewusst akzeptieren. Mehr dazu →
Zeichnungsbefugnis (Delegation of Authority)
Festgelegte Regeln, wer bis zu welchem Betrag für das Unternehmen entscheiden darf.
Eine Befugnismatrix, englisch Delegation of Authority (DoA), legt pro Rolle und Betrag fest, wer freigeben darf. Ein Budgetverantwortlicher zeichnet etwa bis zu einem bestimmten Betrag, darüber braucht es den Controller oder die Geschäftsführung. Steht das nur in Köpfen und E-Mails, zeichnet bei Urlaub oder Personalwechsel plötzlich jemand anderes.
So funktioniert es in Fiatto
In der Freigabematrix legen Sie pro Rolle und Betrag fest, wer freigeben darf; ist jemand abwesend, gibt eine benannte Vertretung vorübergehend frei, und auch das steht im Prüfpfad. Mehr dazu →
Prüfpfad (Audit-Trail)
Eine Aufzeichnung, wer was wann getan hat, damit man es später wiederfinden und belegen kann.
Ein Prüfpfad zeigt, wie eine Entscheidung zustande kam: wer etwas angefordert hat, wer freigegeben hat, was geändert wurde und wann. Für Ihren Wirtschaftsprüfer ist das der Nachweis, dass die vereinbarten Regeln auch tatsächlich eingehalten wurden. Lose E-Mails, Chats und Tabellen ergeben zusammen keinen verlässlichen Pfad, weil sie änderbar und schwer wiederzufinden sind.
So funktioniert es in Fiatto
In Fiatto steht jede Freigabe, Änderung und Prüfung in einem unveränderlichen Prüfpfad, mit Entscheidung, Verantwortlichem und Dokumenten ab der Anforderung. Mehr dazu →
IFRS 16 (Leasingbilanzierung)
Der internationale Rechnungslegungsstandard für Leasingverhältnisse, durch den die meisten Leasingverträge als Vermögenswert und Schuld in die Bilanz kommen.
Nach IFRS 16 bilanziert ein Leasingnehmer für fast jeden Leasingvertrag ein Nutzungsrecht als Vermögenswert und eine Leasingverbindlichkeit als Schuld. Nur kurzfristige Leasingverträge und solche über geringwertige Vermögenswerte können außen vor bleiben. Danach werden Verbindlichkeit und Nutzungsrecht jede Periode mit Zinsen und Abschreibungen fortgeschrieben, was bei einem großen Leasingportfolio viel Rechenarbeit ist.
So funktioniert es in Fiatto
Fiatto führt die IFRS 16-Leasingbuchhaltung für Leasingnehmer und Leasinggeber, mit Register, Tilgungsplan und Hauptbuch centgenau gleich aus einer Rechenengine und einer PDF-Prüfungsakte pro Leasingvertrag. Mehr dazu →
Sehen, wie das in Ihrem eigenen Prozess funktioniert?
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