Verkaufen & Zahlungen erhalten
Ein Projekt, eine Marge, solange es noch läuft.
Fiatto hängt Einkauf, Stunden und Fakturierung an dasselbe Projekt. Sie sehen die Marge, während die Arbeit läuft, fakturieren Abschläge, Nachträge und Stunden aus einer Liste, und das Portfolio-Board zeigt, welches Projekt gegengesteuert werden muss.
Enthalten ab KomplettDas Problem
Die Marge eines Projekts ist oft erst bekannt, wenn es fertig ist.
Eine Nachkalkulation im Nachhinein
Der Einkauf steht in der Buchhaltung, die Stunden in einer Zeiterfassung und das Budget in einer Tabelle. Erst nach der Übergabe legt jemand sie nebeneinander.
Arbeit, die nicht fakturiert wird
Stunden und weiterberechnete Kosten bleiben liegen, weil niemand sieht, was zur Fakturierung bereitsteht.
Nachträge ohne Freigabe
Eine Änderung wird mündlich vereinbart und wird bei der Schlussrechnung zur Diskussion.
Drei Schritte vom Budget bis zur Übergabe
Rechnen, fakturieren und steuern im selben Projekt.
Beispiel · fiktive Daten
1 · Rechnen
Eine tatsächliche Marge, keine zweite Buchhaltung
Die Projektkosten kommen aus dem Einkauf: was bestellt, was geliefert und was berechnet ist, plus genehmigte Stunden zum Kostensatz. Der Umsatz kommt aus Abschlägen, Nachträgen und fakturierten Stunden. Lässt sich ein Betrag nicht bewerten, etwa Fremdwährung ohne Kurs, steht die Marge auf unbekannt und nicht auf null.
2 · Fakturieren
Unfertige Leistungen in einer Liste
Genehmigte Stunden zum Verrechnungssatz und weiterberechnete Kosten, mit einem Aufschlag, wenn Sie einen festlegen, stehen in den unfertigen Leistungen bereit. Abschläge unterstützen Vorauszahlung und Einbehalt. Nachträge gibt der Kunde über einen Freigabelink frei, ohne Ihren Kostensatz zu sehen.
3 · Steuern
Eine Ampel über das ganze Portfolio
Das Portfolio-Board färbt ein Projekt rot bei negativer Marge oder einem Kosten- oder Terminindex unter 0,9 und gelb bei hohem Risiko oder Bestellungen über dem Budget. Ein Anlagenbauprojekt aktivieren Sie bei Fertigstellung ins Anlagevermögen, und ein Projekt wird erst geschlossen, wenn keine offenen Abschläge, Einbehalte oder unfakturierten Stunden mehr bestehen.
Planen und steuern
Wissen, wo das Projekt landet, nicht nur, wo es steht.
Beispiel · fiktive Daten
4 · Planen
Ein kritischer Pfad und eine eingefrorene Baseline
Vorgänge mit Abhängigkeiten ergeben eine Gantt-Planung mit dem kritischen Pfad und dem Puffer je Vorgang. Eine Baseline frieren Sie ein; eine Neuplanung erzeugt eine neue Version, sodass Sie die Abweichung zum ursprünglichen Plan weiter sehen.
5 · Prognostizieren
Earned Value, Risikosimulation und eine KI-Prognose nebeneinander
Earned Value liefert den Kosten- und Terminindex (CPI und SPI) und eine Prognose bei Fertigstellung. Eine Monte-Carlo-Simulation auf Kosten und Termine zeigt P50, P80 und P90. Eine KI-Prognose liefert zusätzlich ein erwartetes Enddatum und Endkosten mit Begründung. Sie bleibt eine Empfehlung und bucht nichts.
6 · Entscheiden
Kapazität und Portfolio in einem Bild
Die Kapazität je Person und Woche verbindet geplante Stunden, vorläufige Reservierungen, Abwesenheit und erfasste Stunden. Im Portfolio rechnen Sie Szenarien durch: ein Projekt stoppen, verschieben oder ein neues starten, mit der Wirkung auf Marge, Auslastung und Cashflow. Zusammenhängende Projekte bündeln Sie in einem Programm mit eigenem Nutzen, eigenen Risiken und Statusbericht.
Einrichtung
Beginnen Sie mit einem laufenden Projekt.
Projekt und Budget erfassen
Legen Sie Budget, Abschläge und gegebenenfalls eine Vorauszahlung oder einen Einbehalt am Projekt fest.
Sätze festlegen
Erfassen Sie je Rolle oder Mitarbeiter den Kostensatz und den Verrechnungssatz, damit Stunden auf beiden Seiten richtig zählen.
Einkauf und Stunden aufs Projekt buchen
Wählen Sie das Projekt in einer Bestellanforderung und beim Erfassen von Stunden. Marge und unfertige Leistungen füllen sich von selbst.
Fragen zu Projekten
Sieht der Kunde bei Nachträgen unsere Marge?
Nein. Über den Freigabelink sieht der Kunde die Beschreibung und den Nettobetrag, den er freigibt. Kostensatz und die daraus folgende Marge werden nicht mitgegeben.
Wie funktioniert ein Einbehalt auf einen Abschlag?
Die Abschlagsrechnung bleibt vollständig, mit Umsatzsteuer auf den vollen Betrag. Der Kunde behält einen Prozentsatz ein, bis zu 20 Prozent des Bruttobetrags, und dieser Teil wird eine eigene Forderung, die bei Übergabe fällig wird.
Können wir ein Projekt mit offenen Posten schließen?
Nein. Das Schließen wird verweigert, solange offene Abschläge, Einbehalte oder unfakturierte Stunden bestehen oder eine Aktivierung oder Umsatzrealisierung nach Fertigstellungsgrad aussteht. Die Meldung nennt, was noch offen ist.
Entscheidet die KI-Prognose mit?
Nein. Die KI-Prognose steht neben der Berechnung aus Earned Value und dem P80 aus der Monte-Carlo-Simulation, mit der Begründung dazu. Sie schreibt nichts in die Projektzahlen oder das Hauptbuch.
Brauchen wir das eigene Hauptbuch von Fiatto?
Nicht für die Projekte selbst: Marge, unfertige Leistungen, Fakturierung und Planung funktionieren neben Ihrer eigenen Buchhaltungssoftware. Nur die Umsatzrealisierung nach Fertigstellungsgrad gemäß IFRS 15 und die Aktivierung eines Anlagenbauprojekts ins Anlagevermögen buchen im eigenen Hauptbuch.
Sehen, wie das bei Ihren Projekten funktioniert?
30 Minuten, an einem Ihrer laufenden Projekte.
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