Registers van de kantoorpraktijk

Naast de kwaliteitsregisters houdt het kantoor op Mijn klanten → Kantoor en onafhankelijkheid (/dashboard/partner/kantoor) een aantal praktijkregisters bij. Je opent ze via de kaarten onderaan de pagina.

Stappen

1. Honoraria en onderhanden werk: leg per opdracht de honorariumafspraak vast (vaste prijs of op uurbasis) en de verstuurde facturen. Fiatto zet de geschreven uren, de waarde van het verrichte werk, het gefactureerde bedrag en het onderhanden werk naast elkaar. Dit overzicht is alleen voor partners en managers.
2. Klachten en incidenten: leg elke klacht of elk incident vast met een behandelaar en een termijn, en handel af met de oorzaak, de maatregel en bij een klacht het oordeel.
3. Wwft-meldregister: leg ongebruikelijke transacties van klanten vast met de indicator, de beoordeling en de melding aan FIU-Nederland, en bewaak de termijn. Een medewerker geeft hier een signaal door; het register zelf zien alleen de Wwft-functionaris en de partners.
4. Aangifte- en uitstelregister: houd per cliënt de aangiften inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting bij met termijn, behandelaar en status, en volg de voortgang op de uitstelregeling.
5. Accountantswissel: doorloop bij een cliënt die komt of vertrekt de stappen van artikel 29 VGBA: toestemming van de cliënt, het verzoek om informatie, het antwoord, inzage in het dossier en het besluit.
6. Klanttevredenheid: bekijk de feedback die cliënten na het rapport gaven, met respons, gemiddelden per aspect, de aanbevelingsscore en lage beoordelingen die nog opvolging vragen.

Tips

• Een creditnota voer je bij de honoraria in als negatief bedrag. Bij een vaste prijs is een urenbudget nodig om het onderhanden werk te berekenen.
• Bij een klacht over een opdracht behandelt niet de verantwoordelijke accountant van die klant.
• Het Wwft-formulier stelt een meldtermijn van veertien dagen voor, maar melden moet onverwijld. Bespreek een signaal niet met de klant.
• Met Aanmaken voor alle cliënten maakt het aangifteregister in één keer een aangifte aan voor elke actieve cliënt die er voor die soort en dat jaar nog geen heeft.
• Accountantswisselingen legt een partner of manager vast; medewerkers kunnen het register inzien.

Zie ook: Kantoor en onafhankelijkheid, Afronding en controleverklaring.