Aanschaffingen inventariseren

Met een inventarisatieronde tel je wat er van je aanschaffingen werkelijk staat. Je start hem onder Activa & vastgoed → Aanschaffingen met de knop Inventarisatie (/dashboard/aanschaffingen/inventarisatie). Het afwijkingenrapport is het bewijs van bestaan voor de jaarrekening. Inventariseren kunnen fiatteurs en wie activa mag bewerken.

Stappen

1. Vul onder Nieuwe ronde starten een Naam in (bijvoorbeeld "Jaartelling 2026"), kies de Categorieën (standaard alleen wat je fysiek kunt tellen) en klik Ronde starten. De ronde neemt een momentopname van alle ontvangen aanschaffingen in die categorieën; er loopt steeds maar één ronde tegelijk.
2. Scan de QR-sticker met de camera van je telefoon: je komt op de aanschaffing uit. Leg daar de telling vast met Klopt of vul het getelde aantal, de Locatie en een Opmerking in en klik Telling opslaan.
3. Telt een aanschaffing per stuk, scan dan het etiket van elk stuk of tik per stuk aan of het gevonden is. Een stuk of aanschaffing die niet in de momentopname zat, komt in het rapport als Onverwacht gevonden.
4. Volg de voortgang in de ronde: per regel Akkoord, Tekort, Ontbreekt, Overschot of Nog niet geteld, met de houder als het stuk is uitgegeven. Met Alleen afwijkingen zie je wat er niet klopt.
5. Klik Ronde afsluiten. Daarna is de ronde onveranderlijk en gelden niet-getelde regels als ontbrekend. Download het Rapport (CSV) en, voor stuks, het Rapport per stuk (CSV).

Tips

• Ontbreekt een geactiveerde aanschaffing volledig, dan kies je in de afgesloten ronde Desinvestering voorstellen. Dat boekt niets: een tweede persoon keurt het voorstel goed onder vaste activa. Ontbreekt maar een deel, dan beoordeel je het actief zelf.
• De controlerend accountant ziet afgesloten rondes als Telbewijs in de controle-werkruimte.
• Etiketten print je vanuit het aanschaffingenregister; wie een stuk heeft, leg je vast bij de uitgifte aan medewerkers.