Een project sturen: het projectdossier
Bijgewerkt:
Het projectdossier met planning, begroting per kostensoort, factureringsschema, meerwerk en omzetplafond.
In dit artikel
Klik in Projecten (/dashboard/projecten) op een project om het projectdossier te openen. De pagina heeft de tabbladen Overzicht, Planning en taken, Financieel, Risico’s en prognose en Baten en afsluiten. Wijzigen vraagt schrijfrecht op projecten (standaard goedkeurder).
Stappen
- Overzicht: fasen en fasepoorten, de voortgang, de projectleider (hier te wijzigen), het klantportaal, de documentenkluis en de keten van gekoppelde orders, inkoop en facturen.
- Planning en taken: de planning met baseline, het urenplan en de taken.
- Financieel: de project-P&L en het onderhanden werk, de Begroting per kostensoort (Budgetregels, Regel toevoegen), het Factureringsschema en Meerwerk / change-orders. Per begrotingsregel voor materiaal of onderaanneming zie je wat er is aangevraagd, besteld en gefactureerd, en start je een voorgevulde inkoopaanvraag op die regel.
- Risico’s en prognose en Baten en afsluiten: het risicoregister en de prognose, de baten, en bij het afsluiten de lessons learned.
Termijnen, meerwerk en plafond
- Factureringsschema: voeg termijnen toe (Termijn toevoegen) en factureer ze met Factureer. Per project zet je eventueel Btw verlegd (onderaanneming) aan en een Inhouding bij betaling (% incl. btw); een voorschot verreken je op een latere termijn met Verrekening voorschot (excl. btw). Een vast schema bewaar je onder Termijnschema-sjablonen (percentages van de contractwaarde) en pas je in één keer toe op een project zonder termijnen.
- Meerwerk: klik Change-order toevoegen met omzet en kosten. Wil je eerst akkoord van de klant, klik dan Akkoordlink maken; na het klantakkoord komt het meerwerk bij de goedkeurders, en Goedkeuren werkt het door in de begroting. Wensen die de klant via het portaal indient, staan onder Wensen van de klant (Omzetten in meerwerk of Afwijzen).
- Omzetplafond: leg met Plafond (excl. btw) en Plafond opslaan een bovengrens vast voor wat er gefactureerd en als onderhanden werk klaarstaat. Het plafond weigert niets; bij 80% komt er een signaal. Alleen voor verkoopprojecten zonder POC.
Tips
- De begroting per kostensoort exporteer je als CSV of XLSX.
- Uren factureer je via onderhanden werk; met Nieuw project op basis hiervan start je een nieuw project met dezelfde opbouw.