Stamgegevens controleren
Bijgewerkt:
Mogelijke dubbelen en onvolledige leveranciers, klanten, artikelen en medewerkers in één overzicht.
In dit artikel
Onder Instellingen → Stamgegevens (/dashboard/settings/stamgegevens, groep Stamdata) zie je hoe gezond je stamgegevens zijn: records die waarschijnlijk dubbel zijn en records waar een gegeven ontbreekt dat een andere module nodig heeft. De pagina wijzigt zelf niets en is voor beheerders.
Stappen
- Open Instellingen → Stamgegevens. Per blok — Leveranciers, Klanten, Artikelen en Medewerkers — zie je hoeveel actieve records er zijn, hoeveel er in een mogelijke dubbel zitten en hoeveel onvolledig zijn.
- Bekijk onder Mogelijke dubbelen welke records hetzelfde KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, artikelnummer, personeelsnummer of dezelfde naam delen.
- Ruim dubbelen op in de module zelf: zet een dubbele leverancier of een dubbel artikel op inactief, en voeg dubbele klanten samen vanuit een van de relaties.
- Werk onder Onvolledig de records bij die iets missen. De kolom Ontbreekt noemt het gegeven, de kolom Raakt de module die er last van heeft — zoals betalingen, bestellingen versturen, facturatie, aanmanen, voorraadwaardering of salarisadministratie.
- Kom na het opschonen terug: de telling werkt direct bij.
Tips
- Inactieve records tellen niet mee.
- Per blok toont de lijst de eerste records, met de meeste gebreken bovenaan; staan er meer, dan zegt de pagina hoeveel.
- Begin met wat betalingen en facturatie raakt: daar remt een ontbrekend adres of KvK- of btw-nummer het hardst.
- Zie ook leveranciers beheren en relaties beheren.