Dagboeken, dimensies en procuratie
Bijgewerkt:
Eigen dagboeken, vrije dimensies, procuratie per dagboek en de grootboekinrichting.
In dit artikel
Onder Boekhouden → Grootboek → Inrichting leg je vast hoe er in het eigen grootboek geboekt wordt: welke dagboeken er zijn, welke extra analyse-assen je gebruikt, wie in welk dagboek mag boeken en welke regels daarbij gelden.
Stappen
- Dagboeken (
/dashboard/grootboek/dagboeken, alleen beheerders): naast de zes systeemdagboeken (memoriaal, inkoop, verkoop, bank, kas en opening) voeg je onder Nieuw dagboek een eigen dagboek toe, bijvoorbeeld voor een tweede bankrekening of het jaarwerk. Kies code (maximaal 12 tekens), naam, soort (memoriaal, inkoop, verkoop of bank), eventueel een Voorvoegsel boekstuknummer en bij bank de Bankrekening, en klik Dagboek aanmaken. Een dagboek dat je niet meer gebruikt Archiveren je; Heractiveren zet het terug. Kassen maak je in het kasboek. - Controleer onder Nummering per dagboek of de boekstukreeks van het gekozen boekjaar sluitend is; ontbrekende of dubbele nummers worden genoemd.
- Dimensies (
/dashboard/grootboek/dimensies): maak vrije dimensies naast kostenplaats en project, zoals afdeling, voertuig of vestiging (Nieuwe dimensie → Dimensie aanmaken), en voeg onder Waarden de waarden toe. Een dimensie aanmaken is beheerderswerk; waarden beheert ook de accountant. Welke dimensies een rekening verplicht stelt, regel je in het Rekeningschema (Verplichte dimensies). - Procuratie (
/dashboard/grootboek/procuratie, alleen beheerders): beperk per dagboek met Toevoegen wie er handmatig mag boeken. Zonder inrichting is elk dagboek Open voor iedereen met boekrecht (fiatteur of accountant). - Inrichting (
/dashboard/grootboek/inrichting, alleen beheerders): leg de Controlerekeningen vast, stel per dagboek een vier-ogendrempel in (Boekingsbeleid) en kies de Signaaldrempels grootboek voor het actiecentrum.
Tips
- Boven de vier-ogendrempel kan een handmatige post, ook via de import, alleen als concept worden opgeslagen; een collega keurt hem goed. Leeg is geen drempel, 0 is elke post via vier ogen. Het boekscherm toont vooraf wat mag.
- Een rekening met bijlageplicht (in het rekeningschema) accepteert een handmatige post alleen als concept met bijlage.
- Een beheerder mag altijd boeken; systeemboekingen (facturen, afschrijvingen, koersherwaardering) vallen buiten de procuratie.
- Een dimensie of waarde die al op een boeking staat kun je niet verwijderen, alleen archiveren.
- Op het boekscherm kies je het dagboek, ook een eigen dagboek binnen je procuratie. Zie Werken met het eigen grootboek.