Bestaande contracten importeren
Bijgewerkt:
Laad je contractarchief in bulk, via de contractmailbox of uit SharePoint; de AI stelt de sleutelvelden voor.
In dit artikel
Onder Inkoop → Contracten, tab Importeren (/dashboard/contracten/import) laad je je bestaande contracten in één keer. Per bestand maakt Fiatto een concept-contract, koppelt de leverancier en leest de sleutelvelden uit als voorstel — jij bevestigt. Het tabblad is er voor wie contracten mag bewerken (goedkeurder, beheerder of een rol met schrijfrecht op contracten).
Stappen
- Klik Nieuwe import starten, geef de import eventueel een Naam (optioneel) en open hem.
- Kies onder PDF's toevoegen met Bestanden kiezen je PDF's (tot honderden tegelijk, maximaal 10 MB per bestand).
- Klik Verwerken starten: de AI leest de bestanden een voor een. Je kunt Pauzeren en later verdergaan; een gesloten tabblad verliest niets.
- Controleer per bestand de leverancier (Koppelen aan een bestaande, of Aanmaken en koppelen als Nieuwe leverancier) en de Voorstellen uit het contract, zoals einddatum, opzegtermijn, stilzwijgende verlenging en indexatieclausule. Bevestig met Selectie bevestigen of wijs af met Afwijzen.
- Bevestig grote aantallen in één keer met Alles boven de drempel bevestigen: alleen voorstellen met minstens de Drempel voor bulkbevestiging gaan mee, en alleen voor velden die op het contract nog leeg zijn.
Tips
- Een vermoedelijk dubbel contract krijgt de status Dubbel vermoed: kies Toch importeren of Bestaand contract openen.
- Geïmporteerde contracten staan als concept; activeren gaat via het contract zelf. Stopt de verwerking omdat het AI-budget op is, kies dan later Mislukte en geblokkeerde bestanden opnieuw in de wachtrij.
- Contractmailbox: een beheerder zet hem aan via Mailbox en ontvangen mails en krijgt een eigen ontvangstadres. Een mail van een collega of van een domein onder Toegestane afzenderdomeinen, met PDF- of Word-bijlagen (max. 10 MB, 20 per mail), wordt een import. De rest gaat in quarantaine, waar een beheerder Vrijgeven of Afwijzen kiest.
- SharePoint: via SharePoint beheren koppelt een beheerder een documentbibliotheek (Koppelen met Microsoft, Map kiezen). Map inlezen zet de PDF- en Word-bestanden uit die map in een import, en getekende contracten kunnen automatisch als PDF naar die map.
Zie ook: een inkoopcontract beoordelen.