Leveranciers kwalificeren met vragenlijsten

Onder Inkoop → Leveranciers opent de tab Vragenlijsten (/dashboard/suppliers/vragenlijsten) de builder — voor wie leveranciers mag beheren. Je stelt een vragenlijst samen, de leverancier vult hem in via een beveiligde link, en Fiatto berekent score en uitkomst. Je hoeft niet met een lege lijst te beginnen: de bibliotheek bevat standaardvragen en kant-en-klare sjablonen.

Begin met een sjabloon

Elke link opent de builder met een concept dat je vrij aanpast voordat je het verstuurt.

• Basis onboarding — registratie, verzekering en de verklaringen die je van elke leverancier in het dossier wilt hebben.
• IT, informatiebeveiliging en privacy — voor leveranciers met toegang tot je systemen of gegevens: beveiligingsmaatregelen, incidentmelding (NIS2) en de AVG.
• Inlening en onderaanneming (WKA) — de bewijzen die je ketenaansprakelijkheid voor loonheffingen beperken.
• Kwaliteit en leverbetrouwbaarheid — kwaliteitsborging, capaciteit en afhankelijkheden in de keten.
• Duurzaamheid en gedragscode — CO₂, mensenrechten in de keten en integriteit.
• Veilig werken op locatie — veiligheidscertificaat, RI&E en de omgang met ongevallen.

Stappen

1. Open een sjabloon, of kies Nieuwe vragenlijst voor een leeg concept.
2. Vul aan vanuit de Bibliotheek naast de editor: voeg een standaardvraag toe met de plusknop, of sleep een vraag of een heel sjabloon naar de plek waar je hem wilt hebben.
3. Zet de volgorde goed door te slepen, met pijl omhoog en omlaag op het handvat, of met de knoppen ↑ en ↓.
4. Stel per vraag het gewicht in en bepaal welke antwoorden een knock-out zijn. Kies een slaagscore en hoe lang een geslaagde inzending geldig blijft.
5. Sla op als actief en verstuur de vragenlijst vanaf het leveranciersdossier. De link is 30 dagen geldig.
6. Beoordeel de inzending op het dossier; de uitkomst kun je met een onderbouwing handmatig aanpassen.

Houd de vragenlijst kort

• Vraag alleen wat je gebruikt. Een leverancier van kantoorartikelen heeft geen penetratietest nodig; een IT-leverancier die persoonsgegevens verwerkt wel.
• Een knock-out is een harde eis: het antwoord ‘nee’ keurt direct af, wat de score ook is. Gebruik hem voor verklaringen (geen faillissement, niet op een sanctielijst), niet voor wensen.
• Open vragen (tekst, getal, datum) tellen niet mee in de score; die lees je zelf.

Tips

• Een vraag uit de bibliotheek blijft een standaardvraag zolang je de vraagtekst, het type en de opties laat staan. Gewicht, verplicht en knock-out pas je vrij aan.
• Wijzig je een actieve vragenlijst, dan geldt dat alleen voor nieuwe uitnodigingen: wat al verstuurd of ingediend is, houdt de vragen en de slaagscore van toen. Het dossier meldt het als een inzending op een eerdere versie is ingevuld.
• Met Segmentregels (/dashboard/suppliers/segmentregels) maak je een geslaagde vragenlijst verplicht voor een groep leveranciers — als waarschuwing of als blokkade op nieuwe inkoopaanvragen.
• Zie ook Leveranciers beheren en het KYC-leveranciersdossier.